OPERATORI


Area per la definizione degli operatori abilitati ad accedere al sistema con relativi diritti di accesso alle varie sezioni del programma e limitazioni nella visualizzazione e/o modifica dei dati.

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Sono disponibili i seguenti modelli predefiniti di diritti operatore che possono essere assegnati alle proprie categorie ed eventualmente poi adattati alle proprie specifiche esigenze.

  • Amministratori: sono assegnati tutti i diritti
  • Club Manager: vengono inibite alcune funzioni tipo eliminazione delle anagrafiche, dei movimenti di cassa, dei CRM, mentre rimangono disponibile la modifica del listino de la configurazione dei moduli
  • Responsabile Consulenti: viene inibita la possibilità di impostare il listino e i moduli, ma può modificare il venditore e ha inoltre accesso a marketing e schedulazione operazioni
  • Responsabile Reception: viene inibita la possibilità di utilizzare marketing e schedulare le operazioni, ma può modificare il venditore ed eliminare gli abbonamenti.
  • Consulenti: viene inibita la possibilità di modificare il venditore ed eliminare gli abbonamenti, ma possibile fare abbonamenti “non standard” ovvero vendere un abbonamento a condizioni particolari.
  • Reception: viene inibita la possibilità di vendere abbonamenti particolari, ma è possibile consultare la cassa e modificare i venditori
  • Reception Restrittiva: gli abbonamenti si vendono solo come configurati dal listino, la cassa visibile è la propria e solo del giorno, non si possono modificare venditori o effettuare sospensioni.

In alto a sinistra compare l’elenco di tutti gli operatori abilitati ad accedere al sistema suddivisi per categoria operatore. In basso abbiamo la possibilità di visualizzare anche gli operatori disattivati togliendo il flag a "Visualizza solo gli operatori attivi" Ad ogni categoria operatore è possibile attribuire dei diritti di visualizzazione o modifica. Tutti gli operatori appartenenti a quella categoria avranno gli stessi diritti.

Per ogni categoria è possibile impostare:

  • Nome: nome della categoria
  • Cambio operatore veloce: mi indica se è possibile effettuare il cambio veloce tramite la scelta dalla tendina
    • Cambio veloce: attiva o meno il cambio dalla tendina
    • Richiedi password: richiede la password anche nel cambio veloce
  • Il riconoscimento può essere fatto
    • solo con login e password
    • solo con lettura impronta digitale
    • o con l'impronta digitale o con login e password
  • Password obbligatoria: mi indica se la password è obbligatoria
  • Mesi di validità password: mi indica ogni quanto è necessario cambiare le password

Facendo click sul nome di un operatore, nell’area Operatore vengono visualizzati i suoi parametri personali di accesso:

  • ID: codice operatore
  • Attivo: stato operatore. Se la check box non è selezionata, l’operatore rimane memorizzato ma non può accedere al sistema
  • Tessera: codice tessera associato all’operatore, con acquisizione rapida da pulsante Leggi
  • Login: parametro di autenticazione iniziale
  • Password: codice personale di accesso ( (il sistema la memorizza le ultime 5 password inserite protette all’interno di Gymnasium. Alla scadenza della password ne sarà richiesta una diversa dalle ultime 5 inserite in precedenza. Questo garantisce una maggiore sicurezza del sistema nel rispetto della legge sulla privacy)

Ricordiamo che per la legge sulla privacy le password:

    • devono essere composte da almeno otto caratteri alfanumerici, non contenenti riferimenti agevolmente riconducibili all’incaricato (per esempio il suo nome, cognome, ecc.);
    • devono essere modificate al primo utilizzo dall’incaricato, e successivamente almeno ogni tre mesi. Per questo è consigliabile impostare la scadenza obbligatoria della password
    • devono essere adottate, a cura dell’incaricato, tutte le necessarie cautele per assicurare la segretezza della password, e la diligente custodia della stessa.
  • Nome: identificativo operatore che appare nelle schermate del gestionale
  • E-mail: inserire l’e-mail dove si desidera ricevere eventualmente la risposta dei clienti.
  • Ultima login: data dell'ultimo accesso
  • Ultima password: data in cui è stata cambiata la password.
  • Venditore: esso stabilisce se l’operatore è anche consulente di vendita oppure no. Solo gli operatori di tipo Venditore sono visualizzati nelle tendine corrispondenti nella schermata principale di gestione degli utenti.
  • Istruttore: stabilisce se l’operatore è anche istruttore oppure no. Solo gli operatori di tipo Istruttore sono visualizzati nelle tendine corrispondenti nella schermata principale di gestione degli utenti.
  • Extranet: impostazione interna
  • Abilita messaggi: permette all'operatore di inviare e ricevere messaggi dagli altri operatori tramite il programma
  • Tipo accesso: per ogni operatore è necessario
  • Completo: l’operatore può accedere sia al software che tramite Web
  • Solo InforYou: l’operatore può accedere solo al software
  • Solo Web: l’operatore può accedere solo al Web


1 Limitazioni agenda

permette di limitare l’accesso dell’operatore nel Modulo Agenda a:

  • Agenda definisce le agende abilitate
  • Voce definisce le voci abilitate all’interno dell’agenda specificata

2 Scheda Anagrafica

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La scheda anagrafica viene visualizzata in base ai diritti della categoria dell'operatore. I campi da visualizzare o non sono:


  • Dati
    • Codice socio
    • Indirizzo
    • Telefono
    • Professione
    • Documento
  • Iscrizione Annuale
  • Mailing list
  • Custom 1 2 3 4
  • Blocca accesso / uscita
  • Note
  • Categoria
  • Sospensioni
  • Venditore
  • Contatto

Selezionando la check box Modifica in Anagrafica, l’operatore viene autorizzato a modificare anche gli altri campi abilitati della scheda Anagrafica.

  • Tessere
  • Certificati
    • Anamnesi clinica
    • Cartella clinica
    • Anamnesi posturale
    • Cardiologia
    • Scheda personalizzata
  • Abbonamenti
    • Pagamenti
    • Omaggi
    • Lista iscritti
  • Prenotazioni
  • Borsellino
  • Extra
    • Web
    • Coord. Bancarie
    • Memo
  • CRM
  • Ricerca
    • Rapida
    • Anagrafica
    • Tessera
    • Macro
    • Extra
    • GymWatch
  • Log
  • Disabilita verifica campi anagrafica (nell'inserimento dell'anagrafica non effettua i controlli per i campi obbligatori)
  • Consenti ricerca percorso e piantina: possibilità di visualizzare tramite internet il percorso per raggiungere l’utente e la piantina dov’è situato l’utente

3 Scheda programmazione

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Abilita l’operatore ad accedere alle aree di programmazione di Gymnasium nelle modalità Mostra e/o Modifica:

  • Definizione Servizi
  • Borsellino Elettronico
  • Modulo Agenda / Agenda avanzata
  • Modulo Corsi
  • Modulo Data Interface
  • Modulo Medico/Estetico
  • Modulo Ricevute
  • Modulo RID
  • Modulo Ticketing
  • Modulo Totem
  • Modulo Trainer
  • Modulo Vendite
  • Modulo Web
  • Impostazioni
    • Operatori
    • Dati azienda
    • Campi a tendina
    • Festività
    • Parametri
    • Aspetto grafico
  • Strumenti
    • Manutenzione
    • E-mail Notifier
    • Gestore e-mail
    • Schedulatore
  • Opzioni

4 Scheda Moduli

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Abilita l’operatore ad accedere ai moduli aggiuntivi:

  • Amministrazione
  • Excel
  • Foto (permette all'operatore di vedere le foto degli utenti)
  • Marketing
  • Medico
    • Test medici
    • Dietologo
    • Dermatologo
    • Estetista
    • Misurazioni
    • Test e prodotti
    • Trattamenti
  • Punto informativo
  • Statistiche
  • Trainer
  • Competenze (Il diritto si riferisce alla funzionalità richiamabile dalla finestra utenti nel menù Strumenti -> Competenze)
  • Agenda
    • Visualizzazione
    • Inserimento blocchi temporanei
    • Agenda standard
      • Inserimento blocchi fissi
    • Agenda di oggi (all'apertura dell'agenda viene visualizzata una finestra con tutti gli appuntamenti di oggi)
    • Agenda avanzata
      • Inserisci/modifica/elimina
      • Inserisci app.ti duplicati (forza l'inserimento di due appuntamenti alla stessa ora per la stessa risorsa)
      • Salva configurazione (permette di salvare la configurazione grafica dell'agenda es. zoom, 1/7 giorni, risorse selezionate...)
    • Modifica importo (permette di modificare l'importo di un appuntamento agenda già pagato)
    • Predef: (agenda che si vuole usare come predefinita all'apertura del modulo)
    • Disabilita la visualizzazione di: selezionare le agende che la categoria di operatori non può visualizzare
  • Cassa
    • Visualizzazione
      • di tutti gli utenti (se non abilitato vengono visualizzati solo i movimenti dell’utente selezionato)
      • di tutti i venditori
      • di tutti gli operatori (se non abilitato vengono visualizzati solo i movimenti dell’operatore stesso)
    • Elimina movimento
    • Abilita modifica venditore (se abilitato, dalla finestra dei movimenti di cassa è possibile selezionare un movimento e cambiare il venditore corrispondente)
    • Abilita inserimento manuale (possibilità di inserire un movimento manualmente tramite Strumenti --> Cassa --> Inserisci movimento manuale)
    • Modifica data su inserimento manuale (consente di modificare la data di inserimento per i movimenti manuali)
    • Disabilita tipi di pagamento:
      • Ovunque:disabilita la visualizzazione e l'inserimento/modifica dei tipi di pagamento selezionati
      • Solo ins./modifica: disabilita il solo inserimento/modifica dei tipi di pagamento selezionati ma ne permette la visualizzazione
    • Pagamento (selezionare i tipi di pagamento per i quali disabilitare la visualizzazione e/o l'inserimento/modifica)


  • Cassa e ricevute
    • Visualizzazione giorni precedenti: selezionare se l’operatore può vedere giorni precedenti ed impostare eventualmente il numero limitato di giorni precedenti.
    • di tutti gli operatori: scegliere se l’operatore può visualizzare solo le ricevute e i movimenti di cassa da lui effettuati o le ricevute e i movimenti di cassa di tutti gli operatori.
  • Disabilita la visualizzazione di: selezionare le categorie di utenti che la categoria di operatori che si sta configurando non può visualizzare.

5 Scheda Moduli 2

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Consente all'operatore di cambiare il venditore.

  • Corsi nuoto
    • Visualizzazione
    • Modifica (possibilità di iscrivere gli utenti in vasca)
    • Inserisci iscrizione utente (permette di effettuare una nuova iscrizione nel piano corsi)
    • Cambia corso utente (permette di effettuare il cambio dell'utente tra diversi corsi)
    • Elimina corso utente (permette di effettuare l'eliminazione dell'iscrizione dal piano corsi)
    • Cambia livello (possibilità di effettuare il cambio di livello di un corso)
    • Cambia istruttore (possibilità di effettuare il cambio di livello di un istruttore)
    • Replica piano vasca
    • Rinnova a costo 0 €
    • Elimina iscriz. non pagate
    • Stampe avanzate (consente di eseguire le stampe "Ore istruttori dalla data ... alla data ...", "Totale iscritti per servizio", "Totale lezioni per servizio")
    • Abilita pagamenti
    • Consenti inserimento oltre il limite massimo (permette di effettuare l’iscrizione superando il limite impostato nel corso).
  • Marketing
    • Consenti Modifica password macro
    • Consenti modifica macro
    • Consenti cambio venditore (con la selezione consente il cambio venditore agli operatori)
    • Consenti Invia a... ed esportazioni: permette di inviare SMS, email, fissare appuntamenti... permette inoltre l'esportazione dei dati derivanti dalle ricerche del Modulo Marketing
  • Ricevute
    • Visualizzazione ricevute
      • Riepilogo ricevute
    • Modifica ricevute
    • Creazione di ricevute multiple
    • Esportazione (selezionare se la categoria effettua l’esportazione delle ricevute emesse in formato Excel o PDF).
  • Ticket
    • Consenti vendita omaggi: permetti la vendita di ticket e coupon omaggi
    • Consenti vendita voucher
    • Elimina voucher venduti
  • Trainer
    • Visualizzazione
    • Consenti la modifica delle schede di tutti gli operatori (permette di modificare anche le schede fatte dagli altri trainer)
  • Vendita
    • Visualizzazione
    • di tutti gli operatori
    • Consenti scelta scontrino
    • Vendita prodotto non presente in magazzino
    • Consenti carico/scarico

6 Scheda Sicurezza

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Abilita i diritti di accesso alle sezioni:

  • Operatori
  • Opzioni
  • Dati azienda
  • Campi a tendina
  • Festività
  • Parametri
  • Aspetto grafico
  • Manutenzione database
  • Consenti spedizione e-mail / sms (permette all'operatore di spedire dal gestore di posta elettronica le e-mail e gli sms)
  • Permette all'operatore:
  • Anagrafica:
    • Consenti diventa socio (se deselezionato permette il solo inserimento di nominativi-contatti ma non di utenti soci)
    • Iscrizione annuale: consenti "Non salvare importo"
    • Consenti un numero maggiore di giorni di sospensione (permette all'operatore di attribuire i giorni desiderati per una sospensione senza rispettare il limite imposto dal tipo di abbonamento)
    • Consenti chiusura sospensione (permette all'operatore di salvare la fine della sospensione)
    • Consenti sospensione totale (permette all'operatore di sospendere tutti gli utenti per un certo periodo in modo da posticipare a tutti la data di fine abbonamento)
    • Disabilita categorie
      • Ovunque: disabilita la visualizzazione e l'inserimento/modifica delle categorie di utenti selezionati
      • Solo ins./modifica: disabilita il solo inserimento/modifica delle categorie di utenti selezionati, mentre ne permette la visualizzazione
  • Categoria utente: selezionare le categorie di utenti per i quali disabilitare la visualizzazione e/o l'inserimento modifica.
  • Abbonamenti
    • Consenti abbonamento NON standard (permette all'operatore di cambiare la data di fine abbonamento, l'importo totale e i giorni omaggio)
    • Consenti inserimento giorni omaggio (permette all'operatore di aggiungere all'abbonamento dei giorni omaggio)
    • Consenti scontistiche predefinite: permette di scegliere fra le nuove scontistiche definite in euro o percentuali, nelle Impostazioni delle Scontistiche e Promozioni.
    • Consenti modifica importo pagato (permette all’operatore di inserire un importo minore e quindi di impostare successive rate di pagamento)
    • Consenti sovrascrittura note (permette all'operatore si sovrascrivere le note dell'abbonamento)
    • Consenti anticipo data inizio: permette di anticipare la partenza dell'abbonamento
    • Consenti posticipo data inizio: permette di posticipare la partenza dell'abbonamento
    • Consenti modifica venditore: se abilitato, l’operatore facendo doppio click sui dettagli dell’abbonamento, può modificare il Venditore.
    • Modifica rate: se abilitato, l’operatore può modificare la Data Rata di un pagamento oppure la Data Pagato di un pagamento effettuato. In questo ultimo caso, se il pagamento era correlato ad un movimento di cassa, il sistema modifica in automatico anche la data del movimento di cassa.
    • Visualizza pagamenti evasi utente: Deselezionando questo diritto si possono vedere i pagamenti in scadenza e da pagare dell’utente ma non i pagamenti già evasi
    • Blocca/Sblocca: funzione che autorizza a bloccare o sbloccare un abbonamento (se un utente ha un abbonamento bloccato, l'operatore non lo può modificare)
    • Consenti inserimento/pagamento con errore POS (permette all’operatore di inserire un pagamento con POS nonostante la comunicazione con Gymnasium non è andata a buon fine)
    • Modifica data disdettta (permette all’operatore di modificare e inserire la data di disdetta)
    • Modifica dati cambio abbonamento (permette all’operatore di modificare i dati calcolati nel cambio abbonamento)
    • Consenti subentro abbonamento
    • Consenti modifica importo subentro (permette di modificare il costo dell’operazione ad ogni subentro).
    • Consenti sostituzione abbonamento (permettere di premere sul pulsante "sotituisci abbonamento" dei dettagli)
  • Accessi
    • Visualizza accessi, autom., occ. zona (permette di visualizzare gli accessi effettuati nel centro, l’occupazione delle zone e l’uso delle automazioni)
    • Consenti apri varco
  • Allegati
    • Consenti "Apri cartella"
  • Borsellino
    • Consenti movimento cassa per importo omaggio
  • CRM
    • Consenti modifica data storico
    • Evadi appuntamenti
  • Prenotazioni/Agenda:
    • Inserimento blocchi temporanei
    • Inserimento blocchi fissi
    • Consenti credito borsellino (permette all'operatore di eseguire una prenotazione ad un utente anche se non ha soldi nel borsellino)
    • Consenti scelta reintegro (permette all'operatore di scegliere se reintegrare la prenotazione o l'appuntamento eliminato indipendentemente dei giorni di anticipo)
    • Consenti pagamento diretto (se l'utente non ha soldi nel borsellino, egli può pagare direttamente le prenotazioni e gli appuntamenti )
  • Tessere
    • Consenti abilitazione GOLD CARD (permette all'operatore di abilitare una tessere come GOLD CARD)
    • Consenti PIN2 (permette di avere un codice aggiuntivo di autenticazione dell'utente)
    • Modifica importo (permette di modificare l’importo di cauzione della tessera in fase di inserimento)
  • Consenti modifica data inserimento su quota as.. abbonamenti, corsi e vendite: se abilitato, l’operatore può inserire la quota associativa, l’abbonamento, i corsi e le vendite ad un utente con data di operazione diversa dalla data odierna. In questo modo anche i pagamenti e i movimenti di cassa saranno memorizzati con la data corrispondente (NB: operazione critica!).
  • Strumenti - Manutenzione: permette l'accesso alla videata per la manutenzione dei dati (NB: operazione critica!).
  • Consenti invio e-mail / sms: permette l'invio agli utenti di e-mail e sms
  • Attiva menu stampe termiche: in presenza di una stampante termica permette l'utilizzo del menù dedicato con la possibilità di stampare contratto, memo prenotazioni...
  • Postazioni in uso: consente di visualizzare le postazioni attualmente in uso e di chiudere quelle inutilizzate.
  • Aggiungi presentati per n. giorni dalla creazione del socio (se vuoto sempre, se 0 mai): abilita l’inserimento dei presentati per il numero di giorni indicato successivi alla creazione di un nuovo socio o alla trasformazione di un contatto in socio.