Modulo Interclub


1 Introduzione

Il Modulo INTERCLUB è nato da un’esigenza particolare di mobilità di servizio ai clienti su più centri convenzionati, senza dover condividere le proprie informazioni ma garantendo il controllo della situazione da parte di ogni centro. Infatti il Modulo INTERCLUB realizza una vera e propria selezione di informazioni da esportare e pubblicare sui diversi impianti convenzionati, i quali possono importare i dati in modo differenziato dai propri, associarli a specifiche categorie e assegnare in modo esatto ogni abbonamento esterno al corrispondente abbonamento interno. Durante l’utilizzo da parte dei clienti “importati” dei servizi del centro, si possono generare statistiche e analisi di funzionamento e di servizio in modo da monitorare ed avere sempre sotto controllo la situazione. Ogni cliente esterno può inoltre diventare cliente attivo del centro semplicemente acquistando un servizio del centro di destinazione, recuperando quindi tutte le informazioni dai dati acquisiti dagli altri centri. Il sistema è in grado di lavorare in modalità “molti a molti”, cioè con una configurazione di molti impianti ognuno dei quali può inviare e ricevere file di esportazione dati e quindi scambiare clienti e servizi con tutti gli altri impianti. La gestione degli abbonamenti sospesi o interrotti, delle rate di pagamento insolute, dei certificati medici, della quota associativa è automatica e coordinata attraverso un’apposita finestra di opzioni che consentono di specificare per ogni impianto “le regole” da applicare. Infine molto utile risulta essere la funzione “esportazione globale” che consente il trasferimento in massa di tutti gli utenti con abbonamenti valido in un determinato intervallo di data, per esempio per consentire l’utilizzo dell’abbonamento presso gli altri impianti durante il periodo di chiusura per ferie o per lavori.

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2 Disponibilità per versione IY

Pagamenti Ricorrenti STD PRO BUS ENT
Attivazione modulo

3 Impostazioni da gymnasium (esportazione dati)

Dal programma Gymnasium è necessario selezionare quali sono le informazioni che si vogliono esportare negli altri centri convenzionati. E’ possibile selezionare quali abbonamenti ed omaggi generali si intende esportare.


Dal menù Visualizza → Programmazione → Definizione servizi
Selezionare la durata di cui si vuole effettuare l’esportazione e indicare la spunta su Interclub

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Sui servizi generali selezionare gli omaggi generali di cui si vuole effettuare l’esportazione e indicare la spunta su Interclub

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4 Funzionamento Modulo Interclub

Il programma Modulo Interclub è unico sia per l’esportazione dei dati che per l’importazione dei dati. Il programma può essere messo in esecuzione automatica in modo che ogni sera lanci l’esportazione/importazione dei dati e aggiorni i dati con quelli degli altri centri collegati. Una volta impostati correttamente i parametri è necessario seguire l’iter corretto per la sincronizzazione dei dati:

  • ESPORTAZIONE consumi omaggi
  • IMPORTAZIONE consumi omaggi
  • ESPORTAZIONE Abbonamenti e omaggi
  • IMPORTAZIONE Abbonamenti e omaggi


IMPORTANTE: Per il corretto funzionamento della procedura è necessario rispettare le seguenti condizioni: Solo gli utenti con tessera saranno esportati Le tessere smarrite o rubate ai clienti non devono MAI essere eliminate ma rimanere memorizzate nella scheda “Tessere” con l’opzione black list
Non è consentito riutilizzare la tessera di un cliente e assegnarla ad un altro cliente

NOTA BENE: un club può impostare sia i parametri per l’importazione che quelli per l’esportazione.

Parametri di esportazione:
segnalare quali sono gli abbonamenti / servizi generali da esportare.

NOTA BENE: se un abbonamento è “Solo servizi compresi” cioè se il suo utilizzo è legato ai soli
servizi generali (gettoni, prenotazioni…) è sufficiente fleggare il servizio; in questo caso non è
necessario fleggare l’abbonamento


NOTA BENE: Ad un cliente INTERCLUB che deriva dal centro A è possibile vendere un abbonamento del centro B: in caso di importazione dati interclub verranno infatti cancellati i soli abbonamenti interclub e lasciati quelli non interclub (quindi la vendita di B)

4.1 Parametri di importazione

Per ogni abbonamento da importare è necessario creare un correlato abbonamento “INTERCLUB” che consente l’accesso durante orari e in lettori prestabiliti. Questo abbonamento non deve essere di tipo Interclub su Gymnasium. Per ogni servizio generale da importare è necessario creare un correlato servizio generale “INTERCLUB” che consente l’uso di gettoni, prenotazioni… prestabiliti oppure utilizzare uno esistente del club di destinazione.

4.2 Esportazione globale

Durante il periodo di chiusura per ferie o manutenzione straordinaria del club permette di definire l’elenco degli abbonamenti da abilitare presso gli altri centri convenzionati. L’esportazione globale sarà automaticamente attivata nel periodo pre-impostato.

NOTA BENE: gli abbonamenti di tipo “INTERCLUB” possono essere associati ad un corrispondente abbonamento “importato” per ogni club di destinazione, con relativa personalizzazione dei giorni e degli orari di accesso. Gli abbonamenti selezionati per l’esportazione “GLOBALE” sono tutti associati allo stesso abbonamento per ogni club di destinazione. Non è quindi possibile differenziare le assegnazioni dei diversi abbonamenti di origine nell’impianto di destinazione. L’esportazione globale è attiva solamente durante il periodo impostato nei parametri globali.

5 Impostazione Modulo Interclub

5.1 Esecuzione

Il programma prevede l’iniziale impostazione dei parametri corretti e della correlazione di abbonamenti ed omaggi. Successivamente saranno eseguite le sole operazioni di “ESPORTAZIONE/IMPORTAZIONE consumi omaggi” e “ESPORTAZIONE/IMPORTAZIONE Abbonamento e omaggi”.

Durante l’esecuzione dell’esportazione / importazione, vengono visualizzate tutte le operazioni che il programma esegue con il n° di utenti, tessere, certificati e abbonamenti esportati / importati.

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  • ESPORTAZIONE Abbonamenti e omaggi: esporta tutti gli abbonamenti e gli omaggi selezionati come “interclub” creando un file nel percorso impostato nei parametri.
  • IMPORTAZIONE Abbonamenti e omaggi: importa tutti gli abbonamenti e gli omaggi degli altri centri, esportati nel percorso impostato nei parametri.
  • ESPORTAZIONE consumi omaggi: esporta i consumi effettuati su omaggi importati precedentemente creando un file nel percorso impostato nei parametri.
  • IMPORTAZIONE consumi omaggi: importa i consumi effettuati dagli altri centri, esportati nel percorso impostato nei parametri.

ESECUZIONE AUTOMATICA: è necessario creare per entrambi due cartelle condivise. In particolare (es. CLUB1_INTERCLUB e CLUB2_INTERCLUB)

Mettere in esecuzione automatica il programma INTERCLUB con i seguenti parametri e nel seguente ordine:

  • ESPORTACONSUMI:

esportare gli omaggi da CLUB2 alla cartella CLUB1_INTERCLUB
esportare gli omaggi da CLUB1 alla cartella CLUB2_INTERCLUB

  • IMPORTACONSUMI:

permette di importare gli omaggi nel CLUB2 dalla cartella CLUB1_INTERCLUB
permette di importare gli omaggi nel CLUB1 dalla cartella CLUB2_INTERCLUB

  • ESPORTA:

esportare gli abbonamenti da CLUB2 alla cartella CLUB1_INTERCLUB
esportare gli abbonamenti da CLUB1 alla cartella CLUB2_INTERCLUB

  • IMPORTA:

permette di importare gli abbonamenti nel CLUB2 dalla cartella CLUB1_INTERCLUB
permette di importare gli abbonamenti nel CLUB1 dalla cartella CLUB2_INTERCLUB

5.2 Parametri

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Esportazione :

  • Codice club: identificativo dell’impianto di cui eseguo l’esportazione
  • Nome club: nome dell’impianto di cui eseguo l’esportazione
  • Blocca pagamenti: se selezionato: gli abbonamenti vengono esportati con data di fine abbonamento, pari alla prima rata ancora da pagare. In questo modo se un utente ha pagato l’abbonamento per intero, potrà accedere al nuovo impianto fino alla fine del suo abbonamento, altrimenti potrà accedere fino alla scadenza della prima rata ancora da pagare. Se NON selezionato: gli abbonamenti vengono esportati con data di inizio e data di fine come quelle originali.
  • Cartella di destinazione: posizione in cui viene salvato il file di esportazione (es. nome file IC0002.exp)


Importazione:

  • Categoria nuovi utenti: selezionare la categoria per gli utenti nuovi inseriti dall’importazione di un altro impianto. Si consiglia di creare una categoria apposita es. Interclub, per poter poi distinguere tutti gli utenti importati.
  • Quota associativa: può essere importata in 3 modi

Automatica: all’inserimento di nuovi utenti, la scadenza della quota associativa viene impostata alla massima data di fine degli abbonamenti importati
Interclub: all’inserimento di nuovi utenti, la scadenza della quota associativa viene impostata al valore massimo 01/01/2100
Ignora: la quota associativa NON viene importata

  • Certificato medico:

Interclub: viene creato un unico certificato medico di tipo “Interclub” con durata pari al massimo dei certificati medici importati
Ignora: il certificato medico NON viene importato

  • Nr. custom club: numero del campo Custom, della sezione Altro di Gymansium, su cui importare il Nome dell’impianto da cui proviene il nuovo nominativo. Se imposto a 0, significa che non viene memorizzato il nome dell’impianto di provenienza.ATTENZIONE: se i campi Custom, sono tutti utilizzati, impostare a 0.
  • Importa custom: importazione di tutti i campi Custom, tranne quello utilizzato per Nr. custom club.ATTENZIONE: importare i campi Custom solo se hanno lo stesso significato per tutti gli impianti.
  • Importa check: importazione di tutti i campi Check della scheda Extra.ATTENZIONE: importare i campi Check solo se hanno lo stesso significato per tutti gli impianti.
  • Importa note: alla creazione di nuovi utenti, i campi Note dell’anagrafica vengono importati.
  • Cartella origine: posizione da cui viene prelevato il file per l’importazione.


Parametri globali -> Esportazione: viene solitamente utilizzata per chiusura dell’impianto per ferie, per lavori…

  • Data inizio e data fine: intervallo di data in cui effettuare l’esportazione globale
  • Esporta solo globali: esporta i soli abbonamenti selezionati nella lista
  • Esporta globali e interclub: esporta gli abbonamenti selezionati nella lista + quelli segnati come interclub
  • Esporta come interclub: se selezionato nel caso un abbonamento sia segnato nella lista come globale e contemporaneamente come Interclub, lo stesso verrebbe importato con l’associazione degli abbonamenti interclub; se non selezionato verrebbe importato con l’abbonamento selezionato nell’importazione “Abbonamento globale”.


Parametri globali - Importazione:

  • Abbonamento globale: abbonamento assegnato agli utenti importati come globali.


SALVA PARAMETRI: salva la configurazione impostata

5.3 Abbonamenti

Permette, dopo ogni importazione, di visualizzare gli abbonamenti importati non ancora associati,cioè gli abbonamenti marcati come Interclub
sull’impianto dell’esportazione, a cui non è stato assegnato alcun abbonamento dell’impianto in cui vengono importati.
Es. L’abbonamento “Acquagym+Acquabike” dell’impianto INFORYOU, verrà esportato nel mio impianto come abbonamento “Acquagym 12 M”
.

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ATTENZIONE: non vengono importati gli utenti con abbonamenti a cui manca l’associazione.

5.4 Omaggi

Permette, dopo ogni importazione, di visualizzare i servizi generali importati non ancora associati, cioè i servizi generali marcati come Interclub sull’impianto dell’esportazione, a cui non è stato assegnato alcun abbonamento dell’impianto in cui vengono importati. Es. Il servizio generale “FITNESS” dell’impianto INFORYOU, verrà esportato nel mio impianto come servizio generale “GENERALI FITNESS”.

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ATTENZIONE: non vengono importati gli utenti con servizi generali a cui manca l’associazione.

5.5 Log

Da questa scheda è possibile consultare tutte le operazioni, anche quelle eseguite con Esportazioni / Importazioni automatiche. Per ogni operazione, viene visualizzata la descrizione e se è andata a buon fine oppure no. Se l’importazione NON si è conclusa correttamente, viene inviato un Promemoria di avviso su Gymnasium a tutti gli operatori.


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6 Interclub in automatico

Per attivare l'interclub in automatico occorre fare queste operazioni. Sullo schedulatore impostare quattro interclub distinti. L’iter deve essere:

  • ESPORTAZIONE consumi omaggi
  • IMPORTAZIONE consumi omaggi
  • ESPORTAZIONE Abbonamenti e omaggi
  • IMPORTAZIONE Abbonamenti e omaggi


Es.

  • creare una schedulazione che punta a Interclub.exe con parametro "ESPORTACONSUMI" e pianificarlo es. alle 01.00
  • creare una schedulazione che punta a Interclub.exe con parametro "IMPORTACONSUMI" e pianificarlo es. alle 02.00
  • creare una schedulazione che punta a Interclub.exe con parametro "ESPORTA" e pianificarlo es. alle 03.00
  • creare una schedulazione che punta a Interclub.exe con parametro "IMPORTA" e pianificarlo es. alle 04.00


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Per trasferire i file di esportazione sugli altri club che utilizzano l'interclub, occorre creare delle cartelle condivise e impostare poi un operazione pianficata di windows che viene eseguita alle 03.00 e lancia la copia.

Es. lancia un file batch: "C:\Program Files (x86)\INFORYOU\Gymnasium SQL\Backup\interclub\interclub_copie.cmd"

Sotto il testo di interclub_copie.cmd: @ECHO OFF ECHO Inzio copia file locale verso altri Server MyFit ECHO copy "C:\Program Files (x86)\INFORYOU\Gymnasium SQL\Backup\interclub\export\*.*" "T:\import" /y copy "C:\Program Files (x86)\INFORYOU\Gymnasium SQL\Backup\interclub\export\*.*" "U:\import" /y ECHO Backup completato.