MODULO PAGAMENTI RICORRENTI


1 Introduzione

E’ un servizio di incasso di crediti sulla base di un ordine permanente di addebito conferito dal debitore. L’attivazione di un Sepa con conto corrente bancario si compone di due fasi:

  • Allineamento Elettronico Archivi
  • Disposizioni d’incasso

Il servizio di “Allineamento Elettronico Archivi” vi permette di inviare alle banche, domiciliatarie dei pagamenti dovuti dai vostri clienti, il flusso elettronico contenente l'autorizzazione all'addebito ricevu ta dai debitori. Il servizio “Disposizione d’incasso” vi permette di inviare alle banche la richiesta di riscossione automatizzata di incassi di varia natura mediante addebito preautorizzato sul conto del debitore.

2 Disponibilità per versione IY

Pagamenti Ricorrenti STD PRO BUS ENT
Attivazione modulo -

3 Pagamenti ricorrenti su Carta di Credito

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4 Modulo SDD

Permette la generazione automatica di file di testo compatibili Corporate Banking Interbancario (CBI) che possono essere importati dal software di home banking fornito dalla Vs. banca ed inviati al circuito bancario per l’attivazione dei Sepa ai clienti del centro.

Il modulo Sepa consente la generazione sia del file di “Allineamento Elettronico Archivi” che del file di “Disposizione d’incasso”.

L’Allineamento Elettronico Archivi (AEA) consente l’inserimento dei dati dei debitori (clienti del centro) e deve essere eseguito con un numero di giorni di anticipo rispetto all’emissione della prima disposizione di incasso (Sepa), pertanto il sistema prevede un parametro per specificare il tempo necessario fra l’AEA e il Sepa.

Prima di procedere con il modulo Sepa è necessario compilare i campi di impostazione dei parametri, richiedendo i campi necessari alla propria banca di appoggio.

Il modulo Sepa consente 2 diverse modalità di incasso, rispettivamente per il pagamento delle rate degli abbonamenti dei clienti e per le spese associate all’utilizzo di borsellini elettronici.

Se è impostata l’opzione capo-famiglia, tutti gli addebiti del nucleo famigliare vengono fatti al capofamiglia di riferimento. Ogni cliente “capofamiglia” avrà un unico addebito pari alla somma dei suoi debiti e di quelli degli u tenti del suo nucleo famigliare sia per abbonamenti che per borsellini elettronici.

4.1 Cos'è il Sepa

Il SEPA (Single Euro Payments Area) è l’area in cui tutti gli operatori economici, cittadini e amministrazioni potranno effettuare e ricevere pagamenti in Euro, utilizzando strumenti comuni. Lo scopo della SEPA è, infatti, quello di creare un mercato dei pagamenti armonizzato che offra degli strumenti di pagamento comuni (bonifici, addebiti diretti e carte di pagamento), che possono essere utilizzati con la stessa facilità e sicurezza su cui si può contare nel proprio contesto nazionale.

4.2 Cosa cambia rispetto al RID

L’addebito SEPA è ­ come il RID ­ un servizio di incasso basato sulla sottoscrizione da parte del debitore di un'autorizzazione a prelevare i fondi direttamente dal proprio conto (il mandato).

A differenza della delega RID, il mandato SEPA viene rilasciato dal debitore esclusivamente all'impresa creditrice che ­ a valere sul mandato firmato dal suo cliente (sia esso un consumatore o un'altra impresa) ­ avvia la riscossione delle somme dovute attraverso la propria banca.

Con il passaggio all'addebito SEPA, le imprese avranno ­ rispetto ad oggi ­ la responsabilità di raccogliere, dematerializzare, conservare ed esibire in caso di contestazioni i mandati di addebito sottoscritti dai clienti debitori, oltre che il compito di gestire in autonomia eventuali variazioni o cancellazioni del mandato richieste dal cliente, che invece fino ad oggi sono state amministrate grazie al servizio di "Allineamento elettronico archivi" offerto dalle banche.

A partire dal 1° Febbraio 2014, per effetto del Regolamento UE 260 del 14 marzo 2012, i RID saranno sostituiti dal nuovo strumento di pagamento servizio di Addebito Diretto SEPA (o SEPA Direct Debit – S.D.D.); NB: La Commissione Europea il 09/01/2014 ha proposto una modifica del Regolamento UE n. 260/2012 sulla migrazione alla Single Euro Payments AREA (SEPA).

Tale proposta conferma che il 1° febbraio 2014 rappresenta la data finale entro la quale il processo di migrazione dovrà essere completato; tuttavia, tenuto conto dell’importanza e dell’entità del cambiamento e al fine di garantire la regolarità dei flussi di pagamento e incasso a vantaggio dei consumatori e delle imprese, si prevede la possibilità che le operazioni di bonifico e di addebito diretto disposte nei formati nazionali possano essere accettate fino al 1° agosto 2014.

4.3 Cosa fare per utilizzare l'addebito Sepa

  • Recuperare dalla propria banca il nuovo codice identificativo d'impresa (il Creditor Identifier, valido a livello europeo) al posto del tradizionale codice SIA.
  • Recuperare il codice IBAN di ogni cliente
  • Informare la propria clientela circa la migrazione al nuovo strumento di pagamento prima dell'esecuzione degli addebiti SEPA, secondo i tempi previsti dalla normativa italiana (per maggiori informazioni rivolgersi alla propria banca)
  • Compilare in InforYou i campi necessari per il nuovo sistema (vedi Cosa modificare in InforYou)

5 Impostazioni

Dalla schermata di definizione dei Sepa è possibile impostare i parametri per la configurazione del modulo.

5.1 Definizione Modulo

  • Andare in inforyou->ritorna al menu principale
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  • definire il tipo pagamento Rid-Sepa andando in impotsazioni-> tipi pagamenti
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  • tramite il tasto NUOVO inserire il tipo pagamento dedicato ai Sepa
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  • chiudere la finestra tramite la x
  • da qui andare in visualizza->definizione moduli->Modulo RID


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IMPORTANTE
per impostare i valori dei seguenti cam
presso la Vostra banca di riferimento.
  • Codice mittente
  • Nome supporto
  • Nr. minimo di giorni tra attivazio
  • Attivazione – Record codice “70
  • Record codice “20”
  • Record codice “70”
  • Coordinate bancarie azienda
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5.1.1 Ricevute

E' necessario impostare per ogni azienda fiscale presente in InforYou quale banca per i sepa associare:

  • andare in inforyou->Chiudi
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  • andare poi in inforyou->visualizza->definizione moduli-> modulo ricevute
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  • selezionare l'azienda corretta ed impostare nella voce "Baca RID" la banca appena impostata
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5.2 Dati clienti

  • Nuovi clienti con addebito SEPA
    • Per i nuovi clienti, il centro deve far sottoscrivere un mandato, in forma cartacea, con il quale il Cliente (Debitore) autorizza l’impresa e la propria Banca ad addebitare il proprio conto, individuato dal codice IBAN (per informazioni sul modello del mandato rivolgersi alla propria banca).
    • Selezionare l’utente, andare nella scheda Extra → Parametri pagamenti
      • impostare l’IBAN
      • selezionare la banca di riferimento e impostare la data mandato SEPA e il tipo di pagamento Rata a “Prima”
      • Salvare
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  • Vecchi clienti con addebito RID
    • Per facilitare il passaggio all’addebito SEPA, la normativa prevede che sia possibile convertire automaticamente le vecchie deleghe RID nel nuovo sistema di incasso europeo, senza la necessità di ottenere un nuovo mandato firmato dalla propria clientela (principio di continuità delle deleghe). Una volta effettuato l’aggiornamento di InforYou, tutti i clienti che hanno già effettuato l’attivazione con il vecchio sistema RID, verranno aggiornati con Data mandato = 02/01/2012 e Rata = Ricorrente
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6 Inviare gli addebiti alla banca

  • Il centro non deve più effettuare l’allineamento elettronico archivi, ma deve mantenere i documenti del mandato.
  • Il centro deve inviare al Cliente (Debitore) prima della scadenza, una comunicazione di preavviso contenente
  • l’importo e la data di scadenza dell’addebito (per maggiori informazioni rivolgersi alla propria banca).

Per fare l’esportazione di tutte le disposizioni SEPA, il centro deve eseguire il programma RIDSEPA.exe richiamabile dal menu Strumenti → RID → Disposizioni SEPA o nella cartella Manager.

La banca successivamente, informerà il centro se le disposizioni sono state accettate o rifiutate con la relativa causale.

IMPORTANTE: prima di fare la generazione dei file si raccomanda di effettuare il backup dei dati.

6.1 Creazione file Allineamento Elettronico Archivi

Questo procedura viene eseguita una sola volta per ogni cliente, quindi per le successive disposizione l’AEA sarà generato solo per i nuovi clienti dell’impianto abilitati al Sepa. I clienti con AEA attivo hanno il campo data AEA sulla scheda Extra di InforYou impostato alla data di richiesta di attivazione.

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  • Impostare il nome del server e il nome del database e cliccare su Connessione. Se il programma riesce a collegarsi all’archivio, verrà abilitato il pulsante Crea File.
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  • Cliccando su Crea file, il sistema crea nella cartella di esportazione il file da inviare alla banca per l’attivazione dei RID dei clienti debitori.

Nel file verranno inclusi tutti gli utenti che hanno un abbonamento o un borsellino di tipo RID e che non hanno ancora l’attivazione (parametro AEA sulla scheda Extra di Gymnasium).

Una volta completata la procedura il sistema avvisa l’operatore del nome del file da spedire alla banca e del nome del file contenente eventuali errori di esportazione (es. all’utente Rossi Mario manca il parametro CAB) Il parametro IBAN è obbligatorio, tuttavia se la banca non lo richiede è possibile spuntare la voce ‘Ometti controllo su IBAN obbligatorio’ così verranno attivati anche gli utenti senza campo IBAN. Ometti controllo su data valuta retroattiva: se spuntato, il sistema non controlla se la data valuta è futura.

6.2 Errori in fase di creazione file

Se viene segnalato un errore di questo tipo:

  • Movimenti "FRST" data 01/12/2017 dell'azienda SPORT GYM Lo stato deve contenere un valore.
  • Movimenti "FRST" data 01/12/2017 dell'azienda SPORT GYM L'indirizzo deve contenere un valore.
  • Movimenti "FRST" data 01/12/2017 dell'azienda SPORT GYM Il numero civico deve contenere un valore.
  • Movimenti "FRST" data 01/12/2017 dell'azienda SPORT GYM Il CAP deve contenere un valore.
  • Movimenti "FRST" data 01/12/2017 dell'azienda SPORT GYM La città deve contenere un valore.
  • Movimenti "FRST" data 01/12/2017 dell'azienda SPORT GYM La provincia deve contenere un valore.

Verificare che in Impostazioni -- Dati azienda ci siano tutti i dati compilati

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Se viene segnalato un errore di questo tipo:

  • Pagamento "OPEN 12 M dal 01/12/2017" del 01/12/2017 per l'utente "Rossi Mario (47)" con importo 20 La provincia deve contenere un valore.

verificare che in anagrafica siano compilati tutti i dati relativi all'indirizzo

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se c'è un Intestatario diverso dall'utente verificare i dati dell'indirizzo

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7 Carico insoluti

Quando la banca fornisce i files con gli insoluti è possibile importarli dalla scheda IMPORTA FILES N.B. Vengono elaborati i files degli insoluti solo se in banca è stato inviato il file .XML creato in definitivo es. se è stato inviato in banca un files .XML creato in prova, gli insoluti non potranno essere automaticamente caricati

In base al tipo di insoluto vengono eseguite operazioni diverse:

  • Se Errorcode <> "AM04" (insufficienza fondi) non viene cancellato l'IBAN
  • In tutti gli altri casi:
    • Viene cancellato l'IBAN in anagrafica e spostato nei campi MEMO
  • In tutti i casi:
    • viene eliminato il pagamento rata (la rata si riapre)
    • viene eseguito il movimento di cassa negativo

8 Riepilogo informazioni da chiedere alla propria banca

  • Nuovo codice identificativo d'impresa (Creditor Identifier)
  • Flag facoltà di storno di addebito (Record codice “70”)
  • Modello del mandato da far firmare al nuovo cliente
  • Comunicazione da inviare ai vecchi clienti per il passaggio automatico da RID a SEPA
  • Comunicazione da inviare ai clienti prima di ogni addebito