MODULO Integrazione Contabile


1 Definizione ed Acronimi

IYM InforYou Manager
EF EvolutionFit
Directory Cartella
ver. Versione
App Applicazione Mobile
BUS Business
PRO Professional
STA Standard

2 Premessa

Il modulo Integrazione Contabile permette di esportare i DOCUMENTI emessi in InforYou verso un software di contabilità di terze parti

3 Configurazione in InforYouManager

Per permettere l'esportazione dei documenti è necessario provvedere all'inserimento di:

  • Centri di Ricavo
  • Codici IVA
  • Conti di Incasso
  • Codice Azienda / Sezionale / Unità Produttiva

3.1 Centri di ricavo

I centri di ricavo vanno inseriti in Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Impostazioni --> Centri di Ricavo

ATTENZIONE: i centri di ricavo vanno inserirti con il campo codice impostato nel programma Team System

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Ogni centro di ricavo va poi associato ai relativi servizi venduti

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Impostazioni --> Centri di Ricavo --> Parametri indicare per ogni voce il corrispondente Centro di Ricavo

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Programmazione --> Definizione servizi --> posizionarsi su ogni singolo abbonamento e scegliere il centro di ricavo.

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Programmazione --> Definizione servizi --> Prenotazioni posizionarsi su ogni singola prenotazione e scegliere il centro di ricavo

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Programmazione --> Definizione servizi --> Gettoni posizionarsi su ogni singolo gettone e scegliere il centro di ricavo

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Programmazione --> Borsellino Elettronico posizionarsi su ogni singolo borsellino e scegliere il centro di ricavo

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Definizione Moduli --> Modulo Agenda Avanzata --> Agende e appuntamenti posizionarsi su ogni singola agenda e scegliere il centro di ricavo

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Definizione Moduli --> Modulo Ticketing

  • Ticket: posizionarsi su ogni singolo ticket e scegliere il centro di ricavo
  • Servizi accessori: posizionarsi su ogni singolo servizio accessorio e scegliere il centro di ricavo
  • Voucher: posizionarsi su ogni singolo voucher e scegliere il centro di ricavo


Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Definizione Moduli --> Modulo Vendite--> Categoria prodotti posizionarsi su ogni singola categoria e scegliere il centro di ricavo

ATTENZIONE: nel campo CODICE PRODOTTO va inserito il campo codice prodotto impostato nel programma TeamSystem

3.2 Codice Azienda

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Definizione Moduli --> Modulo Ricevute --> Aziende posizionarsi su ogni singola azienda e completare:

  • Codice azienda (è un dato obbligatorio)
  • Codice sezionale (è opzionale)
  • Unità produttiva (è opzionale)

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3.3 Codice IVA

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Visualizza --> Definizione Moduli --> Modulo Ricevute --> Aliquote e reparti posizionarsi su ogni singola riga di iva e/o esenzione e completare il codice IVA (è lo stesso codice indicato nel programma TeamSystem)

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3.4 Codice Tipo pagamento

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Impostazioni --> Tipi Pagamenti posizionarsi su ogni singolo tipo di pagamento e completare codice pagamento: il codice pagamento è il campo codice pagamento impostato nel programma TeamSystem

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3.5 Controlli da InforYou

Controllare su Strumenti --> Cassa --> Movimenti Centri di Ricavo o tasto rapido CTRL + F3 che tutti i movimenti abbiano associato un centro di ricavo

Per le versioni Gamma Evolution / Gamma Plus / Gamma Multi:

  • Tutti gli utenti devono avere il codice fiscale o la partita iva compilata
  • Se si vuole che siano trattati anche gli importi a zero (es. movimenti con totale a 0), impostare il parametro ‘Tratta conti con importi a zero’ a S nella tabella IMPPN.
  • Esiste un nuovo tracciato: le modifiche sono relative all'art. 21 e non sono determinanti per il funzionamento dell'esportazione.
  • Se c’è un mancato bilanciamento dei record dal cliente in Tabella di personalizzazione di IMPPN nel parametro "Utilizza 24 contropartite" c'è il valore "Si". Va messo "No".

4 Esportazione verso programmi TeamSystem

4.1 Importazione da Gamma Enterprise

Per la versione Gamma Enterprise (con database SQL) e Alyante esiste una procedura Importazione dati da InforYou che permette di leggere i dati da InforYou e creare le scritture contabili. Per maggiori informazioni contattare direttamente il consulente TeamSystem per Gamma Enterprise perchè ci sono delle configurazioni particolari da impostare nel software di contabilità.

4.2 InforyouEsportazioneTS

4.2.1 Impostazione

Per le versioni Gamma Evolution / Gamma Plus / Gamma Multi di Team System/ Gamma Sprint (Alyante Start) / Lynfa, una volta configurati i centri di ricavo come specificato nel precedente capitolo è necessario eseguire il programma InforyouEsportazioneTS.exe che si trova nella cartella principale del programma (dai client solitamente unità Z:\ e dal server C:\Program Files (x86)\INFORYOU\Inforyou Manager\Manager).

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Il programma crea il file TRAF2000.TRF in base al tracciato standard di Gamma IMPPN nel percorso di esportazione con i documenti indicati nel filtro.

Cliccando sul pulsante “Verifica”, vengono visualizzati il tipo ed il numero di documenti emessi ed è possibile specificare quali di questi esportare in base ai seguenti filtri:


  • L' intervallo di date dei documenti emessi
  • L'azienda fiscale che emette i documenti
  • Per le RICEVUTE NON FISCALI :
    • Indicando Giroconto fisso dare e avere possono essere specificati solo conti fissi per la scrittura relativa alla RICEVUTA NON FISCALE (es. DARE = Cassa - AVERE = Ricavo)
    • Indicando Giroconto pagamenti e ricavi viene indicato in DARE il conto legato all'incasso (es. Cassa, Banca etc) e in AVERE il conto di ricavo indicato in ogni singolo servizio venduto (es. Quota associativa, Piscina, Palestra etc)
    • Esporta il pagamento e non il documento: se si esporta una RICEVUTA NON FISCALE e viene flaggato questo campo verrà creata la scrittura di chiusura della partita cliente quindi con CONTO DI INCASSO in DARE e CLIENTE in AVERE
    • Indicando Aggiungi n° documento e nome cliente su causale e causale aggiuntiva viene indicato nella causale della scrittura contabile, al posto della voce GIROCONTO, la voce Ric.n. 723 di ROSSI MARIO
  • Esporta le competenze: permette di far compilare i campi di INIZIO e FINE COMPETENZA nella scrittura contabile di Gamma corrispondenti alle date di Inizio e fine abbonamento; in questo modo sarà possibile effettuare il calcolo delle competenze direttamente da Gamma. Legata a questa funzionalità ci sono 3 diverse condizioni selezionabili:
    • Escludi la cauzione: non indica le date di competenza se si tratta di CAUZIONE
    • Escludi quota associativa: non indica le date di competenza se si tratta di QUOTA ASSOCIATIVA
    • Escludi competenze di un giorno: non indica le date di competenza se si tratta di CAUZIONE e abbonamenti di 1 giorno (Data inizio e Data Fine abbonamento nello stesso giorno)
  • Applica forfettizzazione IVA in %: permette di indicare la % di forfetizzazione dell'IVA
  • Contabilità semplificata permette di estrarre il file per le aziende con questa tipologia
  • Esportazione cumulativa per giorno: se indicato, per SCONTRINI e RICEVUTE FISCALI, esegute un unica scrittura giornaliera riepilogativa


Percorso:

Il percorso può essere salvato a livello di postazione: per impostarlo creare una riga sul file XML con ExportFilePath della postazione che lancia l’eseguibile

es. <ExportFilePath>C:\ESPORTAZIONE\</ExportFilePath>

Una volta impostati i filtri cliccare su CREA FILE



Limitazioni:

  • Agenda Avanzata: non si può usare la funzione “raggruppa per tipo di appuntamento”
  • Ticket: devono essere generati con righe separate come da programma


Nota in caso di utilizzo dell’Unità Produttiva Se si usa l’Unità Produttiva occorre verificare sul gestionale contabile che i conti contabili siano correttamente configurati come "conti economici". Se il cliente ha qualche dubbio può di chiamare la sua assistenza per verificare questa impostazione.

Se il conto non è configurato come "economico" (è un flag) non aggancia l'unità produttiva.

4.2.2 Scritture in Gamma

Da InforyouManger vengono esportati solo i DOCUMENTI presenti in F7 - Documenti. N.B. Inforyou Manager permette di creare documenti SOLO a fronte di un incasso. Non vengono gestite le fatture e/o documenti con pagamento differito.

Ogni tipo documento genererà una scrittura differente.

4.2.2.1 Ricevuta fiscale / Scontrino

Per i seguenti documenti:

  • RICEVUTA FISCALE
  • RICEVUTA FISCALE RAGGRUPPATA (flag Esportazione cumulativa per giorno)
  • SCONTRINO
  • SCONTRINO RAGGRUPPATO (flag Esportazione cumulativa per giorno)

Documento in Inforyou:

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La scrittura in Gamma sarà generata con causale 20:

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4.2.2.2 Fattura

Per il Tipo Documento FATTURA:

Documento in Inforyou:

ClipCapIt-170607-132322.PNG

La scrittura contabile in Gamma sarà generata con causale 1 (es. con fattura in esenzione di IVA):

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Se nella FATTURA è indicato un tipo di pagamento PROVVISORIO

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Non verrà eseguita la scrittura dell’incasso (Conto Cassa a Cliente)


4.2.2.3 Ricevuta non fiscale

Per RICEVUTA NON FISCALE

Documento in Inforyou:

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La scrittura contabile in Gamma sarà generata con causale 27:

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  • La causale sarà genericamente "Giroconto"
  • se si desidera indicare anche il nome del cliente occorre indicare la spunta su Aggiunti n° documento e nome cliente su causale e causale aggiuntiva in fase di esportazione

4.3 Errori e soluzioni

In fase di esportazione, se ci sono dei dati non corretti, verranno segnalati degli errori in un file di testo, una volta corretti i quali sarà possibile procedere con la nuova estrazione

N.B. Fino a che non verranno corretti tutti gli errori non verrà generato il file TRAF2000 da importare in contabilità

4.3.1 Aliquota IVA non trovata 0

Se viene segnalato:

Aliquota IVA non trovata 0-. Controllare la configurazione in Gymnasium --> Ritorna al menù principale Visualizza 
--> Definizione Moduli --> Modulo Ricevute --> Aliquote e reparti
  • è necessario accedere a Inforyou --> Ritorna a menu principale --> Visualizza --> Definizione Moduli --> Modulo Ricevute --> Aliquote e reparti: ogni aliquota IVA deve avere una descrizione e il relativo codice (è il Codice Iva indicato nel software contabile)
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4.3.2 Il movimento di cassa associato alla ricevuta non esiste

Se viene segnalato:

Il movimento di cassa associato alla ricevuta non esiste. Controllare in Strumenti --> Cassa -->  
Visualizza Movimenti Centri di ricavo.  Ricevuta num. xxx 01/09/2018 FATTURA di Mario Rossi
  • accedere a F7 - Documenti e verificare il documento indicato
  • se compare una riga ROSSA significa che il movimento di cassa legato al documento non esiste (probabilmente è stato eliminato) e va ricreato
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  • per riassociarlo:
    • creare il movimento di cassa corretto
    • accedere a F7
    • posizionarsi sul documento
    • eliminare la riga errata (quella di colore rosso)
    • cliccare su CARICA MOVIMENTI DI CASSA
    • selezionare la riga corretta
    • cliccare su CREA DOCUMENTO

4.3.3 Non sono impostati i centri di ricavo di alcuni movimenti -- Borsellino

Se viene segnalato:

Non sono impostati i centri di ricavo di alcuni movimenti. Controllare il centro di ricavo in Visualizza -->  Programmazione
--> Borsellino elettronico (borsellino: BORSELLINO GENERALE). Ricevuta num. 12345 01/09/2018 FATTURA di Mario Rossi 
Movimenti di cassa del  01/09/2018 10:00
  • E' necessario accedere a Inforyou --> Ritorna a menu principale --> Visualizza --> Programmazione --> Borsellino elettronico e verificare che sul borsellino indicato nel messaggio ci sia il relativo centro di ricavo
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4.3.4 Non sono impostati i centri di ricavo di alcuni movimenti

Se viene segnalato:

Non sono impostati i centri di ricavo di alcuni movimenti. Controllare Strumenti -->  Impostazioni --> Centri di ricavo.
Ricevuta num. 1235 01/09/2018   FATTURA di Rossi Mario Movimenti di cassa del  01/09/2018 10:41:49
  • Accedere Strumenti --> Cassa --> Movimenti Centri di ricavo e verificare che tutti i movimenti siano associati ad un centro di ricavo
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  • Per sistemare:
    • selezionare il movimento/i da sistemare
    • selezionare in basso a sinistra il corretto centro di ricavo
    • cliccare su SALVA
N.B. Per fare in modo che i futuri movimenti siano corretti è necessario controllare la configurazione: 
per ogni servizio deve essere impostato il relativo ricavo