MODULO EMAIL NOTIFIER


1 Introduzione

Il modulo e-mail notifier consente l’invio periodico e automatico di e-mail per il monitoraggio della gestione del centro.

Il modulo consente di creare e-mail automatiche attraverso un modello prestabilito che viene compilato con apposite tabelle realizzate direttamente dal database del gestionale ed inviate ad indirizzi di posta elettronica prestabiliti. Il servizio è riservato all’utilizzo per gli operatori del centro (gestori, direttori, operatori) e non per gli utenti finali.

Il modulo comprende una serie di modelli predefiniti per la generazione dei seguenti contenuti: chiusura di cassa giornaliera con dettaglio per pagamento e operatore, appuntamenti agenda per ogni risorsa, attività CRM da svolgere e svolte, abbonamenti in scadenza nei prossimi xx giorni, abbonamenti scaduti, nr. di abbonamento attivi, pagamenti scaduti, ecc.

Su richiesta è possibile realizzare ulteriori modelli sulla base delle esigenze di contenuto di ogni cliente.

Il modulo e-mail notifier dispone di un apposito software di configurazione per associare i modelli predefiniti agli indirizzi e-mail dei destinatari e comprende un editor di e-mail per la modifica dei testi dell’e-mail. La pianificazione dell’invio è realizzata attraverso l’utilizzo delle operazioni pianificate di Windows.

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2 Disponibilità per versione IY

MODULO FEATURE STD PRO BUS ENT
Email Notifier -


3 Impostazioni del programma

Per poter utilizzare l'Email Notifier, è necessario al primo avio impostare i dati di connessione:

  • da InforYou Manager, andare su Inforyou->ritorna al meni principale
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  • Si aprirà la schermata di backoffice, qui andare su strumenti->Email notifier
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  • inserire i dati del server di posta in uscita del centro per la configurazione della mail e i dati per la connessione al database InforYou e al server delle licenze.

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  • Connessione database:

Percorso InforYou: percorso dell’eseguibile di InforYou Manager (tipicamente C:\Program Files (x86)\INFORYOU\INFORYOU MANAGER\Manager\)

Server database SQL: nome del server dove risiede il database di InforYou Manager

Database: nome del database di InforYou Manager

  • Server SMTP:

Host: SMTP per la posta in uscita

Porta: numero della porta in uscita (solitamente 25)

SSL: selezionare se attivo il protocollo crittografico Secure Sockets Layer

Se l’account prevede un’autenticazione inserire i parametri:

Login

Password

  • Email:

Indirizzo email mittente: indirizzo dal quale verranno ricevute le e-mail

Nome mittente: nome da visualizzare alla ricezione delle e-mail

Licenza:

Indirizzo server licenze: nome del server dove risiede il database delle licenze (solitamente lo stesso di InforYou Manager)

Porta server licenze: numero porta del servizio (solitamente 35053)

Codice cliente: codice del centro

3.1 Introduzione alla videata dell’e-mail notifier

La schermata di configurazione dell’invio delle mail deve essere impostata per ogni modello che si intenda spedire.

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  • Barra del menù:

File:

Nuovo: crea un nuovo modello

Apri: apre un modello precedentemente creato

Salva: salva il modello in essere

Salva con nome: salva il modello in essere con un nome diverso

Esci: chiude il programma EmailEditor

  • Inserisci:

Allegati: permette di allegare uno o più file alla mail

Variabile: (solo per utenti esperti)

Query: (solo per utenti esperti) permette di creare nuove query da aggiungere all’e-mail

Commento: permette di inserire un commento all’interno della mail che non verrà visualizzato nella mail finale.

  • Applicazione:

Anteprima: visualizza l’anteprima del modello creato

Invia: prova l’invio del modello creato

Impostazioni: richiama la schermata di impostazioni iniziali

Modifica: vedi sezione sotto

Stile: permette di scegliere lo stile di invio delle e-mail

Carattere e dimensione' della finestra di dialogo

?: informazioni sul Copyright

  • Impostazione mail:

A: destinatario dell’e-mail

Cc: destinatario in copia conoscenza dell’e-mail

Ccn: destinatario in copia conoscenza nascosta dell’e-mail

Oggetto: oggetto dell’e-mail

Allegati: visualizza i file selezionati come allegati

Ricerca i file con nome simile a: ricerca nell’albero dei modelli quelli con nome simile alla parola digitata

Elenco modelli predefiniti: è possibile selezionare un modello predefinito dall’elenco con il doppio click

Testo: inserire il testo da includere nella mail

3.2 Modifica dei parametri e delle query

Il Modulo E-mail Notifier permette di interrogare il database del centro attraverso query che possono essere parametrizzate. E’ possibile modificare il valore dei parametri attraverso una utility integrata nel programma. E’ anche possibile modificare le query di origine dei dati.

N.B. la modifica delle query potrebbe condizionare il corretto funzionamento del programma.

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3.2.1 Modifica dei parametri:

dopo essersi posizionati nel parametro da modificare cliccare sul tasto “Modifica”. Apparirà una finestra con le possibili scelte. Selezionare le opzioni desiderate e cliccare su “OK”.

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3.2.2 Modifica della query:

dopo essersi posizionati nella riga verde cliccare il tasto “Modifica”. Modificare la query e cliccare su “File --> Salva”

3.3 Operazioni pianificate

Per impostare l’invio periodico delle mail è necessario creare un’operazione pianificata nello schedulatore di InforYou.

Da Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Strumenti --> Schedulatore

3.3.1 Utilità di pianificazione:

Nuova: permette di creare una nuova operazione.

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Nome: nome visualizzato nella lista delle operazioni

Descrizione: eventuale descrizione aggiuntiva

3.3.2 Tipo di azione

Email notifier:

Invia il template: selezionare il template creato con l’email notifier

Timeout: tempo di esecuzione dell’attività superato il quale viene forzata l’interruzione dell’attività stessa

Avanti

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Impostazione della data di pianificazione: è possibile decidere i giorni di esecuzione dell’operazione che si sta pianificando.

Avanti.

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Impostazione dell’orario di pianificazione: è possibile decidere l’orario di esecuzione dell’operazione che si sta pianificando.

Alle ore: l’operazione viene eseguita solo nell’ora selezionata

Nelle ore: l’operazione viene eseguita nelle ore selezionate

Ogni ora dalle ore alle ore: l’operazione viene eseguita ogni ora nell’intervallo di tempo selezionato.

Per ogni ora selezionata esegui anche ad intervalli di: permette di pianificare l’operazione ad intervalli regolari specificando ora e minuti (es. nelle ore 14, 16, 19 per ogni ora selezionata esegui anche ad intervalli di 20 minuti significa alle 14.00 – 14.20 – 14.40 – 16.00 – 16.20 – 16.40 – 19.00 – 19.20 – 19.40).

Validità:

Dal: data di inizio dell’operazione pianificata

Al: data di fine dell’operazione pianificata (opzionale)

Cliccare su Fine.