MODULO CASSA


1 Introduzione

Il modulo Cassa rappresenta la soluzione ideale per la gestione dei flussi dettagliati e delle quadrature dei movimenti di cassa.

Il modulo cassa riporta tutti i movimenti di cassa effettuati dai vari operatori per servizio (abbonamenti, cauzioni, quote associative, prenotazioni, corsi, vendite, ticket, operazioni manuali…) con la possibilità di avere filtri avanzati, riepiloghi dell’incassato, stampe ed esportazione Excel. Permette di definire tipologie di pagamento definitive (es. Contanti, Assegno, Bancomat…), tipologie provvisorie (in presenza delle quali è possibile bloccare l’accesso agli utenti) e di “prevendita” utili per i venditori che non incassano direttamente l’importo.

E’ inoltre presente una gestione dei centri di ricavo in modo da avere un riepilogo dei movimenti dei centri di ricavo.

2 Disponibilità per versione IY

Prima Nota Cassa STD PRO BUS ENT
Attivazione modulo

3 Configurazione del modulo

E' possibile aggiungere, modificare o eliminare le varie tipologie di pagamenti procedendo come segue:

Inforyou --> Ritorna al menù principale --> Impostazioni --> Tipi pagamenti

Il gestionale apre quindi la schermata seguente:

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3.1 Inserire un tipo di pagamento

Per inserire un nuovo tipo di pagamento cliccare sul pulsante 'Nuovo'.

Il sistema inserirà quindi una nuova riga nella quale l'operatore potrà impostare i seguenti parametri:


  • Descrizione: inserire una descrizione da assegnare al tipo di movimento
  • Movimenta cassa: indica effettivamente se il movimento fa parte delle entrare di cassa o se si tratta di un movimento fittizio.
  • Ricevuta Automatica: indica se il movimento va inserito o meno al momento della creazione della ricevuta automatica.
  • Codice: questo è un campo alfanumerico che identifica il tipo di pagamento. E' necessario per le esportazioni contabili integrate.
  • Provvisorio: tipo di pagamento in grado di effettuare una vendita ma senza la creazione del relativo movimento di cassa. Questi pagamenti possono essere confermati in seguito.
  • Scambia importo con POS: attiva la possibilità di impostare il dispositivo con cui effettuare l'interfaccia inserendo il tipo di dispositivo e la porta nella quale è collegato il POS.

3.2 Modificare un tipo di pagamento

E' possibile modificare un tipo di pagamento selezionando lo stesso, apportando le modifiche desiderato nei campi in basso e cliccando su "Salva".


Se il movimento di cassa è collegato ad un documento su F7, l'operatore visualizzerà il seguente avviso che indica di controllare il tipo di pagamento sulle ricevute (F7).


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3.3 Eliminare un tipo di pagamento

E' possibile eliminare un tipo di pagamento, selezionando lo stesso e cliccando su "Elimina". Alla finestra di conferma dell'operazione è necessario cliccare su "Si".

Nel caso il cui la modalità di pagamento abbia uno o più movimenti di cassa correlati, non sarà possibile eliminare la tipologia di pagamento ed apparirà il seguente messaggio:

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4 Utilizzo del modulo

Il Modulo Cassa si può avviare nei due modi seguenti:

  • Dal menù principale selezionare Strumenti --> Cassa --> Visualizza modulo
  • Premendo il tasto F3


Una volta avviata la cassa aprirà la schermata seguente:


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In questa schermata i vari pagamenti vengono evidenziati in colori differenti a seconda del relativo stato:

  • Azzurro: sono i movimenti già fatturati e quindi associati ad un documento fiscale/non fiscale
  • Grigio: sono i movimenti elisi, quindi movimenti opposti di cassa che si annullano.
  • Rosso: sono i movimenti con importo negativo


Vengono riportati in rosso quelli con importo negativo.

Nella sezione in basso a destra, è visualizzato il riepilogo per tipi pagamenti divisi fra quelli che movimentano la cassa e quelli che non la movimentano.


Ognuna delle righe di pagamento riporta su varie colonne le informazioni seguenti:


  • Data: Indica la data del movimento
  • Tipo servizio: Indica il tipo di servizio che ha generato il movimento
  • Causale: mostra la causale del servizio aggiunto al cliente
  • Importo: importo versato
  • Pagamento : tipo di pagamento utilizzato
  • Cliente: Nome e cognome del cliente che ha pagato il servizio
  • Operatore: operatore che ha aggiunto il servizio al cliente
  • Venditore : venditore del servizio erogato
  • Azienda fiscale: azienda fiscale impostata per il servizio venduto
  • Documento: documento impostato per il servizio venduto
  • Visualizza documento: permette di visualizzare un messaggio in cui è segnalato il numero ed il tipo di documento fiscale / non fiscale legato al movimento, la data di emissione, l’azienda e l’intestatario

Facendo doppio click su uno dei movimenti di cassa, il sistema carica l’utente corrispondente al movimento. Se poi si desidera aprire nuovamente la finestra del riepilogo di cassa, essa apparirà nello stesso stato e con i filtri precedentemente impostati.


E' possibile esportare tutti i movimenti selezionati nei seguenti formati:

  • Excel: Cliccare sul pulsante "Excel" oppure andare su Strumenti --> esporta movimenti in Excel. Una volta selezionato il percorso dove salvare il documento, cliccare su "Salva".
  • Stampa: Cliccare su Stampa--> movimenti selezionati oppure su Stampa --> statistiche e scegliere la stampa desiderata aprire.


4.1 Filtri principali

La visualizzazione dei dati può essere filtrata sulla base dei seguenti criteri di selezione:


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Filtri:

  • Periodo: compilando i campi Da (data/ora) e A (data/ora) è possibile filtrare i movimenti del periodo desiderato
  • Cat. operatore e Operatore: è possibile filtrare a seconda della categoria dell'operatore e del singolo operatore che ha emesso il movimento di cassa
  • Venditore
  • Metodo di pagamento: è possibile filtrare per tipologia di pagamento
  • Fatturati: è possibile visualizzare solo i movimenti non fatturati o fatturati dall'azienda selezionata
  • Movimenti (calcellazioni): è possibile vedere i movimenti elisi, non elisi o tutti
  • Importo: esiste la possibilità di selezionare soli i movimenti maggiori, minori o uguali ad un certo valore scelto, filtrandolo anche per cassetto
  • Utente selezionato: evidenzia solo i movimenti dell'utente selezionato

4.2 Filtri avanzati

La visualizzazione dei dati può essere filtrata ulteriormente sulla base dei seguenti criteri di selezione:


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  • Tipo servizio: è possibile filtrare i movimenti di cassa per servizio selezionandone uno tra quelli in elenco
  • Categorie abbonamento: è possibile visualizzare i movimenti di cassa di alcune categorie di abbonamenti
  • Categorie Utenti: è possibile visualizzare i movimenti di cassa di alcune categorie di utenti
  • Campi custom: è possibile filtrare i movimenti selezionando una voce in particolare dei campi custom impostati in anagrafica

4.3 Modifica di un movimento

Il sistema permette all'operatore di modificare in qualunque momento le informazioni riportate in basso nella schermata del report di cassa.

Per effettuare delle modifiche è sufficiente selezionare il movimento a cui si vogliono modificare le informazioni, aggiungere il valore desiderato in basso alla schermata e premere il pulsante "Salva".

Apparirà il seguente messaggio di conferma:

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Per procedere correttamente alla modifica della riga selezionata è necessario cliccare su "Si".

4.4 Eliminazione di un movimento

Per eliminare un movimento di cassa è sufficiente selezionare lo stesso e cliccare sul pulsante "Elimina".

Prima di procedere il sistema propone all'operatore apparirà il seguente messaggio di conferma:

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Per procedere all'eliminazione della riga è necessario cliccare su "Si".

5 Inserimento di un movimento manuale

E' possibile inserire manualmente un movimento di cassa seguendo questa procedura dalla schermata degli utenti:

Per prima cosa selezionare "Strumenti" --> cassa --> inserisci movimento manuale


Il programma mostra quindi la schermata seguente:

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Scegliere la data di inserimento del movimento e il tipo di servizio per cui si esegue il movimento di cassa. E' possibile specificare il servizio anche nel dettaglio, ad esempio inserendo un abbonamento in particolare come in figura.

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Scegliere la causale, l'importo (con segno positivo se è un versamento a favore dell'impianto o con segno negativo se è un prelievo), il tipo di pagamento, il venditore e l'associazione al cliente.

E' possibile scegliere un'azienda fiscale e documento diversi da quelli predefiniti in base al servizio scelto, sarà sufficiente selezionare la voce "Imposta azienda e documento" e scegliere quelle desiderate.

Cliccare su "Inserisci" per inserire il movimento.

6 Movimenti centri di Ricavo

Per tutti i servizi è possibile definire il centro di ricavo di appartenenza. Nel caso di ricariche del borsellino elettronico il centro di ricavo sarà assegnato solo al momento del consumo e quindi dell’acquisto del servizio finale.

Per visualizzare i movimenti dei centri di ricavo, dalla schermata degli utenti andare su:

"Strumenti" --> cassa --> movimenti centri di ricavo (oppure premere i tastri Ctrl+F3)

Il programma mostra quindi la seguente schermata:


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La videata dei centri di ricavo riporta tutte le operazioni che hanno movimentato la cassa (escluso il tipo borsellino elettronico) e i movimenti di prelievo del borsellino elettronico, indicando il riepilogo dei movimenti per ogni centro di ricavo.

Il programma evidenzia in grigio le operazioni senza centro di ricavo associato, in rosso quelle con importo negativo.


6.1 Filtri principali

La visualizzazione dei dati può essere filtrata sulla base dei seguenti criteri di selezione:


ClipCapIt-160212-130459.PNG


Filtri:

  • Periodo: compilando i campi Da (data/ora) e A (data/ora) è possibile filtrare i movimenti dei centri di ricavo desiderati.
  • Cat. operatore e Operatore: è possibile filtrare a seconda della categoria dell'operatore e del singolo operatore che ha emesso il movimento di cassa
  • Venditore: selezionare il venditore per il quale si vuole filtrare
  • Metodo di pagamento: è possibile filtrare per tipologia di pagamento e selezionare i pagamenti di tipo “Cassa”, “No cassa” o manualmente le singole tipologie. Il filtro per il tipo di pagamento.
  • Importo: esiste la possibilità di selezionare soli i movimenti maggiori, minori o uguali ad un certo valore scelto


6.2 Filtri avanzati

La visualizzazione dei dati può essere ulteriormente filtrata sulla base dei seguenti criteri di selezione:


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E' possibile filtrare i movimenti dei centri di ricavo per servizio selezionandone uno tra quelli in elenco e selezionare un centro di ricavo specifico.


6.3 Modifica dei centri di ricavo

Per modificare il centro di ricavo ad un movimento, selezionare la riga desiderata e scegliere dalla tendina in basso a sinistra il centro di ricavo corretto.

Cliccare sul corrispondente pulsante "Salva" in basso per confermare.


Il programma mostra quindi seguente messaggio di conferma:

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Per procedere correttamente alla modifica della riga selezionata è necessario cliccare su "Si".