MODULO AGENDA AVANZATA


Indice

1 Introduzione

L'Agenda Avanzata è un modulo progettato per la gestione grafica di appuntamenti (p.es: un massaggio) con l'impegno di risorse condivise con disponibilità limitata (p.es: i massaggiatori e le stanze). Dispone di funzioni di prenotazione veloce con un click del mouse direttamente sul calendario e di ricerca incrociata su più variabili come ad esempio per operatore, stanza e strumento. Permette la ricerca e prenotazione di appuntamenti multipli, gestione differenziata del pagamento, riepiloghi di servizio, consuntivi e stampe. E' la soluzione ottimizzata per centri fisioterapici, medici ed estetici.

L’agenda è in grado di interfacciarsi con la scheda Borsellino. A discrezione del gestore, gli appuntamenti possono essere associati ad un prelievo dal borsellino elettronico. (In caso di credito non sufficiente nel Borsellino, vedi Prenotazioni e Borsellino)

2 Disponibilità per versione IY

Agenda avanzata STD PRO BUS ENT
Attivazione modulo -
Gestione prodotti - -
% Risorse - -
Notifica appuntamento - -
Trova appuntamento - -
Visualizzatore agenda -


3 Creazione e configurazione dell'Agenda avanzata

Per creare e configurare l'Agenda avanzata è necessario innanzitutto procedere come segue:

InforYou --> Ritorna al menu principale --> Visualizza --> Definizione moduli --> Modulo AGENDA AVANZATA

Il gestionale apre quindi la schermata seguente:

ClipCapIt-160824-121720.PNG


La schermata di configurazione principale presenta 7 tab, ciascuno dei quali sarà descritto in dettaglio nei seguenti sottoparagrafi.

3.1 Risorse

Questo tab permette di creare, modificare ed eliminare le risorse associate all'agenda avanzata. Le risorse dell'agenda sono tutti gli elementi o soggetti che possono essere occupati per un appuntamento. Comprendono operatori, sale, macchinari, etc. Le risorse sono divise in gruppi ciascuno dei quali è suddiviso a sua volta in categorie. Le risorse possono far parte di una o più categorie. Ogni categoria può contenere una o più risorse: per esempio Mario Rossi può essere sia un operatore medico che un operatore massaggiatore.

Nel riquadro in alto a sinistra il gestionale visualizza una struttura ad albero che mostra la descrizione del gruppo e, cliccando sul gruppo, appare la lista di tutte le categorie di risorsa afferenti al gruppo. Selezionando un gruppo in basso il programma mostra la lista delle risorse appartenenti a quel gruppo; se invece si seleziona una categoria il programma mostra la lista delle risorse afferenti alla categoria. A destra sono invece elencate tutte le singole risorse utilizzate nelle agende (come verrà spiegato nel prossimo paragrafo possono esistere più agende avanzate). In basso infine è evidenziato il riepilogo del gruppo/categoria di appartenenza della risorsa selezionata.

3.1.1 Funzioni principali

3.1.1.1 Inserire un nuovo gruppo

Per inserire un nuovo gruppo è sufficiente selezionare la voce GRUPPI e premere il pulsante Nuovo. Il cursore si posiziona automaticamente nel campo dove inserire il nome del gruppo. A questo punto si puù compilare il campo e premere il pulsante Salva.

3.1.1.2 Modificare un gruppo esistente

Per modificare un gruppo esistente selezionare nella lista il gruppo da modificare, apportare le modifiche desiderate nella zona sottostante e premere infine il pulsante Salva.

3.1.1.3 Eliminare un gruppo esistente

Per eliminare un gruppo è sufficiente selezionare nella lista il gruppo da eliminare e premere il pulsante Elimina.
ATTENZIONE: Il gruppo viene eliminato solamente se non vi sono categorie associate.

3.1.1.4 Inserire una nuova categoria

Per inserire una nuova categoria all'interno di un gruppo è sufficiente selezionare il gruppo in questione e premere il pulsante Nuovo. Il cursore si posiziona automaticamente nel campo dove inserire il nome della categoria. Resta quindi da compilare il campo e premere infine il pulsante Salva.

3.1.1.5 Modificare una categoria esistente

Per modificare una categoria esistente è necessario per prima cosa selezionare nella lista la categoria da modificare. A questo punto è sufficiente apportare le modifiche desiderate nella zona sottostante e premere infine il pulsante Salva.
E' anche possibile modificare il gruppo di appartenenza di una categoria selezionandola e cliccando sul tasto Cambia Gruppo. Il programma mostra quindi il seguente popup per selezionare il nuovo gruppo di appartenenza:

ClipCapIt-160824-121915.PNG


3.1.1.6 Eliminare una categoria esistente

Per eliminare una categoria è sufficiente selezionare nella lista la categoria in questione e premere il pulsante Elimina.
ATTENZIONE: la categoria viene eliminata solamente se non vi sono risorse associate.

3.1.1.7 Inserire una nuova risorsa

Per Inserire una nuova risorsa è necessario innanzitutto posizionarsi sulla tabella a destra e premere il pulsante Nuovo. Il cursore si posiziona automaticamente nel campo dove inserire il nome della risorsa. A questo punto si può procedere alla compilazione del campo Risorsa, indicando se la risorsa in questione è attiva oppure no (se la risorsa non è attiva non verrà visualizzata nell'agenda). Si può inoltre scegliere eventualmente un colore specifico per la visualizzazione della risorsa all'interno dell'agenda (si veda il prossimo paragrafo). Al termine delle operazioni premere il pulsante Salva.

3.1.1.8 Modificare una risorsa esistente

Per modificare una risorsa esistente è sufficiente selezionare nella lista la risorsa da modificare, apportare le modifiche desiderate nella zona sottostante e infine premere il pulsante Salva.

3.1.1.9 Eliminare una risorsa esistente

Per eliminare una risorsa esistente è sufficiente selezionare nella lista la risorsa in questione e premere il pulsante Elimina.
In caso la risorsa abbia alcuni appuntamenti (anche passati) fissati in agenda il programma chiede conferma anche alla cancellazione di tutti gli appuntamenti della risorsa in questione.

3.1.1.10 Associare un colore ad una risorsa

Per associare un colore ad una risorsa per prima cosa selezionare la risorsa in questione e cliccare sul menù di selezione Colore. Il programma apre un popup per la selezione del colore che permette la scelta tra una serie di colori predefiniti oppure, se necessario, anche di crearne uno a piacimento.

3.1.1.11 Associare una risorsa ad una categoria

Per associare una risorsa ad una categoria è necessario per prima cosa selezionare la risorsa da associare e la categoria a cui la si vuole associare. A questo punto è sufficiente scegliere la priorità della risorsa (da 1 a 255 dove 1 è la massima priorità e 255 è la minima priorità) e premere infine il pulsante Associa. La priorità sarà utilizzata nella scelta di un appuntamento.

3.1.1.12 Eliminare l'associazione tra una risorsa ed una categoria

Per eliminare l'associazione tra una risorsa ed una categoria è sufficiente un doppio click sull'associazione da eliminare in una delle due liste in basso. Si ottiene lo stesso risultato eliminando la categoria dalla risorsa o la risorsa dalla categoria.

3.2 Agende e appuntamenti

All'interno del gestionale è possibile definire più di un'agenda a seconda dell'ambito di pertinenza. Questo tab consente di definire un numero illimitato di agende e di servizi con la possibilità di raggruppare le varie agende in 'categorie di agende' (da non confondere con le categorie delle risorse menzionate nei paragrafi precedenti). Come si vede nella figura seguente nel riquadro in alto sono visualizzate le agende mentre in basso sono elencati i tipi di appuntamento per ogni agenda:

ClipCapIt-160824-122010.PNG


3.2.1 Funzioni principali

3.2.1.1 Creare una nuova categoria di agende

Per creare una nuova categoria agende è sufficiente posizionarsi sulla tabella delle categorie e cliccare il pulsante Nuovo. Per completare l'operazione resta solo da inserire il nome della nuova categoria.

3.2.1.2 Creare una nuova agenda

Per creare una nuova agenda è necessario per prima cosa posizionarsi sulla tabella delle agende e premere il pulsante Nuovo. Il sistema inserisce quindi una nuova agenda con un nome di default. Si può quindi modificare il nome della nuova agenda e infine impostare i seguenti parametri:

  • Ora inizio e Ora fine: finestra temporale nel corso della giornata in cui il servizio è disponibile
  • % IVA: percentuale IVA calcolata al momento dell'emissione della ricevuta.
  • Nr. minimo di ore per reintegrare l'appuntamento eliminato: se non si consente il reintegro mettere un numero alto, se invece si reintegra sempre mettere 0. Settando il * valore a -1, l'aapuntamento sarà sempre reintegrato anche se è nel passato
  • Minuti intervallo minimo: intervallo minimo di prenotazione
  • Borsellino elettronico: indica il borsellino associato all’agenda
  • Categoria predefinita: campo non obbligatorio, serve per visualizzare in automatico l'agenda a seconda della categoria inserita.
  • Visualizzazione per: campo non obbligatorio, serve per impostare i colori all'interno dell'agenda.
  • Obbligo prescrizione: indica se per prenotare gli appuntamenti dell'agenda è obbligatoria la prescrizione medica
  • Blocco accesso per non pagato: indica se l'utente va bloccato all'accesso non avendo pagato l'appuntamento

Premere Salva per completare l'operazione.

3.2.1.3 Modificare un'agenda

Per modificare un'agenda è sufficiente selezionare nella lista l'agenda da modificare, apportare le modifiche desiderate e premere il pulsante Salva.

3.2.1.4 Cambiare la categoria di un'agenda

Per cambiare la categoria di un'agenda è sufficiente selezionare l'agenda in questione e premere il pulsante Cambia categoria. A questo punto il programma mostra un popup come il seguente:

ClipCapIt-160824-122114.PNG


A questo punto è sufficiente selezionare la nuova categoria e premere OK.

3.2.1.5 Eliminare un'agenda

Per eliminare un'agenda esistente selezionare nella lista l'agenda in questione e premere il pulsante Elimina. Se all'agenda sono associati uno o più appuntamenti, non è possibile cancellarla.

3.2.1.6 Creare un nuovo tipo di appuntamento

Per creare un nuovo tipo di appuntamento in una agenda è sufficiente cliccare sul nome dell’agenda, posizionarsi nell'area in basso e premere il pulsante Nuovo. Il sistema inserisce quindi un nuovo tipo di appuntamento con un nome di default. Per completare l'operazione è quindi sufficiente impostare i campi seguenti e premere infine il pulsante Salva.

  • Tipo: il nome del tipo appuntamento
  • Attivo: indica che è possibile utilizzare l'appuntamento (NB se l'appuntamento non è attivo non verrà visualizzato nell'agenda)
  • Importo BE: importo da scalare dal borsellino elettronico associato all’agenda
  • Costo2: il costo da visualizzare come riepilogo nella stampa.
  • Importo diretto: costo di un appuntamento nel caso in cui il pagamento avvenga con pagamento diretto e non tramite borsellino. Tale importo va ad incrementare i movimenti di cassa
  • Notifica appuntamento: indica che sarà inviato il promemoria via SMS e/o email per questo tipo di appuntamento. Se l’opzione viene tolta non sarà inviato il promemoria solo per questo tipo di appuntamento.
  • Durata dell'appuntamento: intesa come durata massima dell'appuntamento
  • Dinamico: indica se l'appuntamento può avere una durata variabile selezionare
  • Prezzo Fisso: indica che il prezzo non deve variare con la durata dell'appuntamento
  • Escludi dallo sconto categoria: indica che anche se l'utente a cui viene assegnato questo appuntamento appartiene ad una categoria utente con sconto su agenda, l'aliquota di sconto NON gli viene applicata.
  • Colore: permette di scegliere eventualmente un colore utile per la visualizzazione nell'agenda
  • Ricevuta descrizione: consente di personalizzare, per ogni appuntamento la dicitura risultante nel documento fiscale.
  • Cambia Agenda: premendo questo pulsante si può cambiare agenda ad un determinato tipo di appuntamento.


NOTA BENE: negli appuntamenti dinamici tutte le risorse sono occupate per l’intera durata dell’appuntamento e non possono essere assegnati con occupazioni parziali. è possibile impostare come dinamico solo l’appuntamento nel quale le relazioni sono tutte pari all’intera durata dell’appuntamento stesso.

Nell'inserimento di un appuntamento dinamico è possibile diversificare la durata rispetto a quella impostata nella definizione. Se non è stato selezionato il prezzo fisso, questo verrà ricalcolato a seconda della nuova durata impostata.

NOTA BENE: non è possibile modificare o replicare gli appuntamenti inseriti come dinamici.

3.2.1.7 Modificare un tipo di appuntamento

Modificare un tipo appuntamento: selezionare nella lista il tipo di appuntamento da modificare; apportare le modifiche desiderate e premere il pulsante Salva.

3.2.1.8 Eliminare un tipo di appuntamento

Eliminare un tipo appuntamento: selezionare nella lista il tipo di appuntamento da eliminare; premere il pulsante Elimina. Se al tipo di appuntamento sono associati uno o più appuntamenti, non è possibile cancellarlo.

3.3 Relazioni

Questo tab consente di definire un tipo di appuntamento in base alle categorie delle risorse che lo compongono.
Ad esempio: per un appuntamento che dura un'ora possono essere necessari:

  • una sala per l'intera ora
  • un tecnico per la preparazione della macchina i primi 10 minuti
  • un macchinario per 50 minuti.


Un esempio è illustrato nella figura seguente:

ClipCapIt-160824-122159.PNG


dove a sinistra sono visualizzate le agende con i relativi appuntamenti mentre a destra vengono visualizzate tutte le relazioni associate ad un appuntamento quando questo viene selezionato nel riquadro a sinistra.

3.3.1 Funzioni

3.3.1.1 Inserire una nuova relazione

Per inserire una nuova relazione è necessario innanzitutto posizionarsi sul tipo appuntamento. Selezionare quindi il Gruppo e la Categoria coinvolti nell'appuntamento. A questo punto si devono indicare l'Ora di inizio e l'Ora di fine, cioè l'orario relativo espresso rispetto alla durata appuntamento (es. ora inizio 15 ora fine 30 significa dal quindicesimo al trentesimo minuto dall'ora di inizio dell'appuntamento). Si può segnalare se la risorsa è condivisa, cioè se sia possibile assegnarla un numero di volte illimitato anche sovrapposte per lo stesso tipo di appuntamento: per esempio nella Piscina riabilitativa si possono avere tre utenti, ma l'istruttore può essere lo stesso per tutti e tre: l'istruttore è una risorsa condivisa. A questo punto si può premere il pulsante Aggiungi per completare l'operazione.

3.3.1.2 Modificare una relazione

Per modificare una relazione è sufficiente selezionare nella lista la relazione in questione, apportare le modifiche desiderate e premere infine il pulsante Salva.

3.3.1.3 Eliminare una relazione

Per eliminare una relazione è sufficiente selezionare nella lista la relazione da eliminare e premere quindi il pulsante Elimina.

3.4 Prodotti

Questo tab consente di assegnare ad ogni trattamento una quantità di prodotto specifica che viene consumata, in modo tale da poter scalare una confezione del prodotto quando questa è stata totalmente utilizzata.
Un esempio è dato nella figura seguente:

ClipCapIt-160824-122344.PNG


Nel riquadro in basso a destra è possibile definire le caratteristiche del prodotto da associare:

  • Macro categoria: la macro categoria del prodotto che sarà utilizzato nel trattamento.
  • Categoria: la categoria del prodotto che sarà utilizzato nel trattamento.
  • Prodotto: il prodotto che sarà utilizzato nel trattamento (a fianco del prodotto viene indicata la quantità totale della singola confezione).
  • Q.tà usata: la quantità di prodotto utilizzata nel singolo trattamento.

3.5 Stati appuntamenti

Questo tab permette di definire i vari stati di un appuntamento. Lo stato può essere utile per gli appuntamenti in essere (es. da confermare, ricontattare...) o per giustificare l’annullamento di uno appuntamento.

ClipCapIt-160824-122445.PNG


I campi che definiscono uno stato sono i seguenti:

  • Descrizione: la descrizione del nuovo stato commerciale;
  • Attivo: indica se lo stato commerciale è attivo o no.

3.6 %Risorse

In questo tab l'operatore ha la possibilità di assegnare le varie risorse ai vari tipi di appuntamento con una percentuale relativa specifica per ogni tipologia di appuntamento. Per assegnare una risorsa è sufficiente selezionarla, selezionare quindi la tipologia di appuntamento da associare, la percentuale relativa e premere infine il pulsante Salva (cfr. figura seguente).


ClipCapIt-160824-122725.PNG


3.7 Parametri

Questo tab permette di definire una serie di parametri di configurazione del comportamento delle agende avanzate.

ClipCapIt-160824-122819.PNG


Nello specifico è possibile impostare:

  • Inserimento appuntamento: consente di fissare un appuntamento e metterlo per default da pagare
  • Prescrizione: il numero di mesi predefinito per la validità della prescrizione medica, a partire dalla data in cui viene inserita.
  • Ripartisci lo sconto su tutti gli appuntamenti: quando si effettua il pagamento di più appuntamenti il programma ripartisce in modo proporzionale lo stesso. Senza l’opzione il programma evidenzia la riga di sconto.
  • Modello e-mail: il modello da utilizzare per la notifica dell’appuntamento via e-mail.
  • Modello SMS: il modello da utilizzare per la notifica dell’appuntamento via SMS.
  • Tipo di avviso:
    • Nessuno: non sarà notificato
    • E-mail: sarà inviato il promemoria ai solo utenti con indirizzo e-mail
    • SMS: sarà inviato il promemoria ai solo utenti con numero SMS
    • E-mail o SMS: sarà inviato il promemoria agli utenti controllando prima la presenza dell’indirizzo e-mail ed in assenza il numero di SMS
    • E-mail e SMS: sarà inviato il promemoria agli utenti sia tramite numero di SMS che tramite indirizzo e-mail
    • SMS o E-mail: sarà inviato il promemoria agli utenti controllando prima la presenza del numero di SMS ed in assenza l’indirizzo e-mail.

4 Avvio dell'Agenda avanzata

L'Agenda avanzata si può avviare nei due modi seguenti:

  • Da Utenti -->Strumenti --> Agenda --> Visualizza
  • Premendo il tasto F12


Una volta avviata l'agenda aprirà la schermata seguente:

ClipCapIt-160824-123118.PNG


Da questa schermata sono attive le seguenti shortcut (tasti selezione rapida) per passare ad altre schermate del programma:

  • F3 --> apre la schermata della cassa
  • F5 --> apre la schermata delle vendite
  • F7 --> apre la schermata delle ricevute


Nel paragrafo seguente verranno spiegate le funzioni associate ai vari componenti grafici della schermata.

5 Modalità di visualizzazione

In questo paragrafo sono descritte le varie modalità di selezione/visualizzazione che si possono attivare dalla barra degli strumenti nella parte superiore della schermata:

ClipCapIt-160824-135840.PNG



5.1 Agenda e risorse

La prima cosa che deve essere familiare per l'operatore è il menù di selezione in alto a sinistra:

ClipCapIt-160824-140336.PNG

La prima voce riguarda l'agenda selezionata. Come è già stato precisato in precedenza, nel gestionale InforYou è possibile definire più agende e questa combobox permette appunto la visualizzazione dei dati relativa alle varie agende create.

L'Agenda Avanzata mostra sempre in verticale l'orario della giornata ed in orizzontale una serie di risorse, ciascuna in una colonna dedicata. La seconda combobox permette proprio di selezionare le risorse. Il programma propone le categorie di risorse definite per l'agenda ma è anche possibile personalizzare la selezione ottenendo visualizzazioni miste come la seguente in cui si affiancano le colonne degli ambulatori e quelli di alcuni fisioterapisti:

ClipCapIt-160824-140642.PNG

Per ottenere questo risultato è sufficiente cliccare il tasto "..." a destra della combobox ed il programma propone la scelta manuale delle risorse:

ClipCapIt-160824-140910.PNG

La terza combobox permette invece di selezionare il colore di visualizzazione degli appuntamenti mostrati. Si possono scegliere i colori definiti per le varie categorie. Questa feature è utile in particolare per le agende polifunzionali.

5.2 Appuntamenti

Cliccando sul pulsante 'Appuntamenti' nella barra degli strumenti si apre una finestra che visualizza in modalità tabellare la lista degli appuntamenti visualizzati nella schermata principale dell'agenda:

ClipCapIt-160824-141012.PNG

5.3 Risorse

In maniera simile a quanto succede per gli appuntamenti, cliccando il pulsante 'Risorse' nella barra degli strumenti si ottiene l'apertura di una finestra in cui vengono visualizzate tutte le risorse coinvolte negli appuntamenti visualizzati nella schermata corrente dell'agenda:

ClipCapIt-160824-141150.PNG

5.4 Selezione utente

La visualizzazione di una schermata dell'agenda prevede la selezione di un particolare utente. Per modificare questo utente è sufficiente cliccare sul tasto 'Ricerca' della barra degli strumenti ed il sistema presenterà all'operatore una finestra in cui selezionare il nuovo utente:

ClipCapIt-160824-141224.PNG

Quando si è selezionato un utente è inoltre possibile visualizzare i suoi pagamenti e le sue prescrizioni con i pulsanti alla sinistra della foto.

Dalla versione 5.17.101 è possibile definire un campo aggiuntivo da visualizzare nella finestra di ricerca.


ClipCapIt-170906-102621.PNG


  • Esempio pratico: vorrei visualizzare in ricerca il campo Custom1
  • In ricerca, la prima volta, seleziono il campo desiderato

ClipCapIt-170906-102938.PNG

  • Se esco dall'Agenda Avanzata e rientro verrà mantenuta la selezione di quel campo per le successive ricerche clienti
  • il salvataggio del campo di ricerca è indicato sul file XML di ogni pc quindi è un campo legato alla postazione di lavoro client di InforyouManager

5.5 Selezione data e finestra temporale

L'ultimo riquadro della barra degli strumenti è dedicato alla selezione della data e della finestra temporale con cui filtrare gli appuntamenti visualizzati in agenda. L'agenda permette infatti, oltre alla visualizzazione per singolo giorno, anche la visualizzazione settimanale: se l'operatore seleziona un particolare giorno e preme quindi il radio-button '7gg' il programma mostra gli appuntamenti di tutta la settimana che contiene il giorno selezionato.

ClipCapIt-160824-141408.PNG

6 Funzionalità

6.1 Inserimento di un appuntamento

6.1.1 Procedura

Per inserire un abbonamento è necessario per prima cosa selezionare il cliente. Quindi posizionarsi all'interno della colonna della risorsa da impegnare e cliccare sull'ora in cui si vuole iniziare l'appuntamento. Il programma aprirà la finestra seguente:

ClipCapIt-160824-141844.PNG

A sinistra è possibile selezionare il tipo di appuntamento che si vuole inserire tra tutte le tipologie che coinvolgono la risorsa selezionata. Selezionando una tipologia di abbonamento la tabella a destra viene valorizzata con i dettagli dell'abbonamento:

  • le categorie che vengono occupate per il tipo di appuntamento prescelto
  • la relazione
  • l'ora di inizio e quella di fine
  • la risorsa scelta in automatico dal computer (fra parentesi si nota la priorità assegnata a tale risorsa)
  • l'esito della ricerca effettuata
  • il numero di soluzioni trovate
  • il campo predefinito indica la corrispondenza con la soluzione ottimale: è possibile cambiare il campo dal menù a tendina sotto per rendere la soluzione ottimale.


E' inoltre possibile inserire un testo libero a corredo dell'appuntamento e selezionare se il tipo di appuntamento è confermato oppure provvisorio.

Per quanto riguarda il pagamento si possono specificare le seguenti opzioni:

  • Omaggio ad agenda: verrà scalato un omaggio tra quelli a disposizione dell'utente;
  • Sconto: è possibile applicare una percentuale di sconto ad un appuntamento nel momento in cui viene fissato;
  • Da pagare: inica che l'appuntamento verrà pagato successivamente. Se nelle definizioni è stato abilitato il Blocco accesso per non pagato l'utente verrà bloccato all'accesso;
  • Borsellino elettronico: indica che il costo della prenotazione verrà addebitato al borsellino elettronico dell'utente;
  • Pagamento diretto: indica che il costo della prenotazione viene addebitata direttamente. In questo caso l'operatore deve selezionare anche la modalità di pagamento ed il venditore dagli appositi menù a tendina.


Per inserire l'appuntamento l'operatore ha a disposizione due pulsanti:

  • Inserisci: inserisce l'appuntamento selezionato;
  • Inserisci e continua: inserisce l'appuntamento selezionato e posiziona il sistema sull'ora di fine dello stesso in attesa dell'inserimento dell'appuntamento successivo.


Il programma genera un movimento di cassa per ogni riga di appuntamento. Se viene generata la ricevuta il programma genera una riga per ogni appuntamento. L'aliquota IVA applicata è quella impostata nella definizione dell'agenda

6.1.2 Visualizzazione appuntamento sull'agenda

Una volta inserito in agenda, l'appuntamento è caratterizzato da un colore secondo la seguente legenda:
AppointmentsColors.png

  • Rosso: il cliente deve ancora pagare il singolo appuntamento in agenda.
  • Verde: il cliente ha già saldato tutto;
  • Rosso con contorno giallo: il cliente non ha pagato l’appuntamento e ha anche altre cose da pagare (abbonamenti, borsellino, agenda…);
  • Verde con contorno giallo: il cliente ha pagato l’appuntamento ma ha altre cose da pagare (abbonamenti, borsellino, agenda…);
  • Giallo in alto: l'utente è presente all'interno della struttura


6.1.3 Visualizzazione scadenze dei pagamenti

E' possibile impostare il numero di giorni di preavviso per visualizzare le scadenze dei pagamenti di un cliente sul planning dell'agenda avanzata.

Il parametro va specificato in Inforyou --> Ritorna a menu principale --> Visualizza --> Definizione moduli --> Modulo Agenda avanzata --> Parametri --> Visualizzazione Agenda --> Giorni di anticipo segnalazione pagamenti
In base al valore qui specificato cambierà il colore della cornice dell'appuntamento in agenda
Giallo: significa "pagamento scaduto"
Nero: significa "pagamento in scadenza"

ClipCapIt-170410-100155.PNG

Esempio. Oggi è il 10 aprile. Se il 12 aprile c'è un appuntamento da pagare, nell'appuntamento di oggi la cornice risulta nera


ClipCapIt-170410-102329.PNG

6.1.4 Controlli automatici

Quando si inserisce un nuovo appuntamento il sistema effettua automaticamente alcuni controlli di congruenza dei dati inseriti. In particolare esegue le seguenti verifiche:

  • Prescrizione: Il sistema non permette di fissare appuntamenti in un'agenda in cui la prescrizione è obbligatoria (cfr: Definizione Agenda) se non è appunto presente una prescrizione;
  • Risorsa selezionata: Il sistema verifica ovviamente la disponibilità della risorsa selezionata ed in caso contrario avverte l'operatore mostrando a video un popup di errore:
ClipCapIt-170609-084558.PNG
  • Soluzione ottimale: se la soluzione inserita non è quella ottimale è possibile cambiare il campo che risulta essere diverso dal predefinito tramite il menù a tendina per rendere la soluzione ottimale; è possibile inoltre cambiare data e giorno dell'appuntamento e verificare la nuova soluzione trovata tramite il tasto Verifica soluzione e conferma.
  • Appuntamento utente: Il sistema controlla se l'utente sia già impegnato in un altro appuntamento nello stesso giorno e con lo stesso orario: in questo caso il sistema permette comunque l'inserimento ma mostra all'operatore il seguente popup di warning:
ClipCapIt-170609-084656.PNG
  • Appuntamento passato: il sistema controlla se l'operatore sta inserendo un appuntamento in una data/orario già passati. Anche in questo caso permette comunque l'inserimento ma mostra all'operatore un popup di warning come segue:
ClipCapIt-170609-084744.PNG



6.2 Modifica di un appuntamento

Con la modifica dell'appuntamento, questo verrà fisicamente eliminato e sarà riproposta la finestra di inserimento. Si attiva cliccando col tasto destro del mouse sull'appuntamento e selezionando la funziona "Modifica appuntamento (elimina e reinserisci")

ClipCapIt-170410-095356.PNG

6.2.1 Modifica importo e Utente su appuntamento già pagato

Esiste la possibilità di modificare l'importo di un appuntamento agenda già pagato e l'associazione con l'anagrafica. Questa funzionalità è consentita dal diritto operatore Modifica Importo su Moduli 2 - Agenda Avanzata ClipCapIt-170411-100046.PNG

Per effettuare la modifica dell'importo e/o di un cliente di un appuntamento già pagato:

  • Accedere a F12
  • Posizionarsi su ELENCO APPUNTAMENTI
  • Selezionare l’appuntamento del quale è necessario modificare il valore
  • Posizionarsi su IMPORTO
  • Indicare il valore desiderato
  • Selezionare una anagrafica diversa
  • Cliccare su SALVA
  • Verrà fatta la domanda se si intende modificare anche il relativo MOVIMENTO DI CASSA

ClipCapIt-170411-100628.PNG

6.3 Inserimento Blocchi

E' possibile inserire un blocco alla risorsa facendo click con il tasto destro del mouse --> Inserisci blocco

6.3.1 Blocco giornaliero

E' possibile indicare un blocco per un intero giorno in una risorsa dell'agenda avanzata e di nascondere la risorsa stessa dalla visualizzazione del planning: questa funzionalità viene usata quando la risorsa non è presente per tutto il giorno e di conseguenza non è possibile fissarle degli appuntamenti.

E' presente quindi il flag "Blocco giornaliero risorsa" e la possibilità di nascondere, solo per il layout giornaliero, le risorse interamente bloccate.

Per una visione ottimale dell’agenda consigliamo di utilizzare un monitor ad alta risoluzione e dimensione in quanto l’applicazione è in grado di ingrandirsi a tutto schermo.

ClipCapIt-160824-142703.PNG  :ClipCapIt-160824-142946.PNG



ClipCapIt-160824-143146.PNG  :ClipCapIt-160824-143603.PNG


6.3.2 Blocchi multipli

E' possiible inserire blocchi multipli in Agenda Avanzata utilizzando queste funzionalità:

  • Selezione multipla delle risorse
  • Possibilità di replicare il blocco ogni n settimane
  • sostituire i blocchi: questa opzione elimina i blocchi presenti in tutta le settimane dove vengono inseriti quelli nuovi


ClipCapIt-170411-141821.PNG

6.4 Motore di ricerca disponibilità

Questo motore di ricerca è stato creato per assistere l'operatore nell'attività di ricerca delle date utili per un particolare appuntamento. Il motore richiede di vincolare, per ogni tipologia di appuntamento, una o più categorie di risorse associate (p.es: il gruppo degli estetisti associati agli appuntamenti di tipo depilazione). A questo punto l'operatore può inserire nel motore di ricerca il tipo di appuntamento in questione e una finestra temporale in cui il cliente desidera ricevere il trattamento. Il sistema fornirà quindi all'operatore tutte le date/orari disponibili per ciascuno degli estetisti all'interno della finestra temporale richiesta. L'operatore può quindi selezionare una delle proposte e trasformarlo in un vero e proprio appuntamento in agenda con un semplice click!


ClipCapIt-160824-143947.PNG:ClipCapIt-160824-144311.PNG
ClipCapIt-160824-144456.PNG

6.5 Prenotazioni dal Modulo WEB

Con le prenotazioni Agenda Avanzata Web è possibile prenotare appuntamenti in agenda direttamente dal Modulo WEB di InforYou. Come si può vedere in Fig.1, la pagina Agenda permette di selezionare l’agenda ed il servizio, nonché la data in cui effettuare la prenotazione.

ClipCapIt-150611-081552.PNG

Fig. 1 – Visualizzazione filtri selezione

Nel dettaglio, i filtri sono i seguenti:

  • Agenda: Rappresenta l’agenda nella quale si trova il tipo appuntamento richiesto. Un’ agenda è visibile nell’elenco se contiene almeno un appuntamento visibile.
  • Tipo appuntamento: appuntamento da prenotare. Un appuntamento può essere formato da una o più “risorse” che vengono impegnate per soddisfare l’appuntamento stesso. Si pensi ad esempio ad una lezione di tennis con maestro: sono necessari sia il campo che il maestro per soddisfare l’appuntamento.
  • Data: la data a partire dalla quale si vuole prenotare l’appuntamento;
  • Intervallo: il numero di giorni futuri, a partire dalla data di prenotazione, per i quali suggerire una soluzione;
  • Numero proposte: il numero di proposte fornite dal sistema come soluzione della richiesta di prenotazione.


Al click del tasto Visualizza Appuntamenti verranno caricate una serie di soluzioni che possono essere scelte dall’utente. In Fig. 2 possiamo vedere le soluzioni proposte per una lezione privata di tennis:

ClipCapIt-150611-081600.PNG

Fig. 2 – Visualizzazione soluzioni appuntamenti

Per l’utente è ora è possibile selezionare una delle righe, vincolando in tal modo la risorsa. In questo caso o si vincola il campo, oppure si vincola il maestro. Al click del link Prenota, si apre una finestra di conferma, che riassume i dati dell’appuntamento selezionato e dà la possibilità di procedere, come si può vedere in Fig. 3


ClipCapIt-150611-081607.PNG

Fig. 3 – Finestra di conferma prenotazione


Alla conferma della prenotazione, vengono allocate le risorse per soddisfare l’appuntamento dell’utente e contestualmente viene inviata una mail di conferma all’utente stesso.

6.6 Promemoria appuntamento tramite e-mail e/o SMS (AppointmentRecaller)

Con le prenotazioni in Agenda Avanzata c'è la possibilità di spedire un promemoria automatico con data ora e tipo di appuntamento dell’agenda avanzata. Il promemoria può essere spedito via SMS e/o email. Una volta inviato, il promemoria viene evidenziato direttamente nell’appuntamento e gestito in modo che in un secondo invio non venga generato un doppio avviso.

Se per es. i messaggi vengono inviati 2 giorni prima e il giorno prima, il giorno prima saranno mandati per i soli appuntamenti fissati “all’ultimo minuto”, ovvero quelli non presenti il giorno precedente.


ClipCapIt-170725-085837.PNG


Da InforYou → Ritorna al menù principale → Visualizza → Definizione Moduli → Modulo Agenda Avanzata → Agente e appuntamenti. Notifica appuntamento: indica che sarà inviato il promemoria via SMS e/o email per questo tipo di appuntamento. Se l’opzione viene tolta non sarà inviato il promemoria solo per questo tipo di appuntamento.


ClipCapIt-170725-090006.PNG


Da InforYou → Ritorna al menù principale → Visualizza → Definizione Moduli → Modulo Agenda Avanzata → Parametri.

  • Modello e-mail: scegliere il modello per la notifica dell’appuntamento via e-mail.
  • Modello SMS: scegliere il modello per la notifica dell’appuntamento via SMS.
  • Tipo di avviso:
    • Nessuno: non sarà notificato
    • E-mail: sarà inviato il promemoria ai solo utenti con indirizzo e-mail
    • SMS: sarà inviato il promemoria ai solo utenti con numero SMS
    • E-mail o SMS: sarà inviato il promemoria agli utenti controllando prima la presenza dell’indirizzo e-mail ed in assenza il numero di SMS
    • E-mail e SMS: sarà inviato il promemoria agli utenti sia tramite numero di SMS che tramite indirizzo e-mail
    • SMS o E-mail: sarà inviato il promemoria agli utenti controllando prima la presenza del numero di SMS ed in assenza l’indirizzo e-mail


ClipCapIt-170725-090101.PNG


Da InforYou → Ritorna al menù principale → Strumenti → Schedulatore. Nuova:

  • Nome: notifica di appuntamento
  • Tipo di azione: Avvia programma
  • Percorso: selezionare dai “...” il programma AppontmentRecaller.exe
  • Argomenti:
    • 1 invierà i promemoria degli appuntamenti del giorno dopo
  • Timeout: 00.10.00
  • Cliccare su Next
  • Selezionare la data di pianificazione (solitamente ogni giorno) cliccare su “Prossimo”
  • Selezionare l’ora di esecuzione (consigliato notturno) e cliccare su “Fine”


Esempio SMS:

ClipCapIt-170725-090135.PNG


Esempio email:

ClipCapIt-170725-090204.PNG


Per inserire nel modello della email e del SMS il dato relativo agli appuntamenti, aggiungere il Segnaposto denominato “Appuntamenti Agenda”. Sono disponibili modelli già pronti per l’invio degli SMS e delle email.

N.B.: I tag non si possono comporre, nei modelli SMS ed Email deve essere presente un solo tag tra i quattro disponibili e verrà sostituito dalla lista di appuntamenti formattati come descritto sotto.


  •  %AppuntamentiAgenda% -> { Data/Ora - Servizio - Tipo }
  •  %DataOraAppuntamento% -> { Data/Ora }
  •  %Agenda% -> { Servizio }
  •  %TipoServizio% -> { Tipo }

7 Visualizzatore Agenda Avanzata

Il Visualizzatore Agenda Avanzata è un accessorio del Modulo AGENDA AVANZATA che consente di visualizzare gli appuntamenti memorizzati nell’agenda avanzata di InforYou su qualsiasi PC collegato alla rete del centro senza dover installare l’applicazione InforYou.

ClipCapIt-180502-115729.PNG

VUOI SAPERNE DI PIU'? CLICCA [QUI]!