DEFINIZIONE SERVIZI


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Prevede l’inserimento e la definizione delle tre tipologie di servizi:

  • Abbonamenti
  • Servizi a prenotazione
  • Servizi a gettone

1 Abbonamenti

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Selezionare l’abbonamento e cliccare su Associa con categorie servizi secondarI. Selezionare le categorie di servizi e cliccare su “Salva”. Cliccare su "Duplica" per avere la possibilità di duplicare il listino a partire da ogni ramo dello stesso (es. durata, abbonamenti, categoria, macrocategoria). La funzione duplicherà tutti i campi degli abbonamenti. Inoltre per il rinnovo automatico procederà con l’indicazione della durata corretta su cui rinnovare anche nel caso questa faccia parte delle durate duplicate.


Presenta una visualizzazione ad albero di tutti i servizi ad abbonamento inseriti.

Nell’elenco compaiono le macro categorie, per ogni macro categoria le categoria, per ogni categoria i tipi di abbonamento e per ogni abbonamento ciascuna durata, di colore blu se espressa in giorni e di colore verde se espressa in mesi.

La visualizzazione degli abbonamenti è ad albero:

  • Macro Categoria abbonamento
    • Categoria abbonamento
      • Tipo abbonamento
        • Durata

Cliccando sul quadratino col simbolo +, vengono visualizzate le voci del sotto-albero corrispondente, cliccando sul quadratino col simbolo - , le voci vengono nascoste.


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  • Associare un borsellino agli abbonamenti: nella sezione in basso a sinistra è possibile scegliere il borsellino a cui accreditare o addebitare un importo nelle operazioni di cambio, interruzione o eliminazione abbonamento.


1.1 Macro Categorie

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  • Creare una nuova macro categoria: Cliccare su LISTINO e premere Nuovo. Il cursore si posiziona automaticamente nel campo dove inserire il nome della macro categoria. Premere Salva; nell’elenco viene aggiunta la nuova macro categoria in ordine alfabetico.
  • Cambiare la macro categoria ad un abbonamento: selezionare la categoria di abbonamento di cui si vuole cambiare la macro categoria. Premere il pulsante Cambia macro categoria; viene visualizzata una finestra dove si può scegliere la macro categoria a cui associare la categoria. Premere Salva.


1.2 Categorie

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  • Creare una nuova categoria: Cliccare sulla macro categoria a cui si vuole aggiungere una categoria e premere Nuovo. Il cursore si posiziona automaticamente nel campo dove inserire il nome della categoria. Si può scegliere l'azienda fiscale a cui intestare l’emissione dei pagamenti e il documento dove stampare. Premere Salva; nell’elenco viene aggiunta la nuova categoria in ordine alfabetico.
  • Cambiare la macro categoria ad una categoria: selezionare la categoria di cui si vuole cambiare la macro categoria. Premere il pulsante Cambia macro categoria; viene visualizzata una finestra dove si può scegliere la macro categoria a cui associare la categoria. Premere Salva.


1.3 Servizio ad abbonamento

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  • Creare un nuovo servizio ad abbonamento: Cliccare su una categoria e premere Nuovo. Appare automaticamente il codice ID del servizio e il cursore si posiziona nel campo Descrizione per inserire il nome dell'abbonamento. Se l'abbonamento è a numero chiuso compilare il campo Nr posti, altrimenti scrivere zero. Il campo Attivo indica lo stato dell’abbonamento ai fini della visualizzazione
ClipCapIt-160314-120421.PNG (es. visualizza l’elenco di tutti gli abbonamenti con il campo Attivo selezionato). E' possibile inserire anche il numero di accessi al giorno o il numero di giorni alla settimana consentiti per quell'abbonamento.
  • Scadenza: se la data è impostata consente di specificare la data di scadenza massima di un abbonamento.

Es. scadenza = 31/08/2007 e durata abbonamento = 1 mese

    • è se l'abbonamento viene fatto in data 05/06/2007 la scadenza dell'abbonamento sarà 04/07/2007
    • è se l'abbonamento viene fatto in data 15/08/2007 la scadenza dell'abbonamento sarà limitata alla data 31/08/2007 e non 14/09/2007, con calcolo automatico dell’importo corrispondente.
  • Attivo: indica se l’abbonamento può essere venduto. Disattivare un abbonamento implica non vederlo più nel listino e quindi non è più vendibile. Gli utenti che eventualmente hanno un abbonamento attivo continuano ad entrare fino al termine dell’abbonamento in corso. Se provo a inserire un utente su un abbonamento non attivo apparirà il seguente messaggio: “Impossibile inserire l'utente nel corso selezionato. Verificare se la categoria dell'utente può avere questo tipo di abbonamento, se l'abbonamento è attivo oppure se sono stati modificati i giorni / orari del corso.”
  • Escludi dallo sconto categoria: anche se l'utente a cui viene assegnato questo abbonamento, appartiene ad una categoria utente con sconto su abbonamenti, l'aliquota di sconto NON gli viene applicata.
  • Recupera festività: se selezionata questa opzione, al momento dell'inserimento dell'abbonamento ad un utente, il sistema verifica se ci sono dei giorni festivi nell'intervallo di durata e li aggiunge alla fine dell'abbonamento per farli recuperare.
  • Solo omaggi: se un abbonamento è salvato come solo omaggi, in caso di interruzione o eliminazione, l'importo da addebitare/accreditare viene calcolato in base al n° di omaggi (prenotazioni, gettoni o agenda) usufruiti. Per gli abbonamenti di tipo "Solo omaggi" alla consumazione dell'ultimo omaggio del pacchetto, il sistema aggiorna automaticamente la data di fine dell'abbonamento. Nel caso in cui all'utente vengano concessi nuovi omaggi abbinati allo stesso abbonamento la data di fine sarà ripristinata automaticamente a quella originale (es. disdetta di una prenotazione di spinning con reintegro della stessa).
  • Prezzo fisso: l’abbonamento mantiene lo stesso prezzo indipendentemente dalla durata dell’abbonamento assegnato all’utente.
  • Centro di ricavo: per ogni abbonamento è possibile indicare il centro di ricavo associato cliccando sul pulsante “…” . I Centri di ricavo sono gestiti da Impostazioni - Centri di ricavo
  • Associa con categorie utenti: è possibile scegliere a quali categorie di utenti associare l'abbonamento: nell'anagrafica dell'utente l'abbonamento sarà reso visibile solo per le categorie selezionate.
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  • Seleziona tutti: seleziona tutte le categorie
  • Deseleziona tutti: deseleziona tutte le categorie
  • Salva: salva le modifiche apportate
  • Annulla: annulla le modifiche apportate
  • Imposta come...: permette di impostare le stesse categorie di un altro abbonamento
  • Ricevute: per ogni tipo abbonamento, acquisire l’aliquota IVA da applicare, la percentuale del totale che costituisce l’imponibile e la causale da mettere sulle ricevute.

Es. se l’abbonamento costa 100 € ed il centro deve applicare l’IVA del 20 % sul 80% del costo, impostare i campi in questo modo:

  •  % IVA: 20 sul 80 % del tot.
  • Causale: Quota soggetta a IVA

Cioè

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Es. se l’abbonamento costa 100 € e l’impianto deve applicare l’IVA del 20 % su tutto il totale, impostare i campi in questo modo:

  • % IVA: 20 sul 100 % del tot.
  • Causale:

Cioè

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1.4 Voce ricevuta

Per ogni abbonamento è possibile personalizzare la riga di descrizione che appare nel documento fiscale scegliendo di inserire un testo fisso + il periodo (1 M, 3 M, 6 M...) + la data di inizio dell'abbonamento + la data di fine dell'abbonamento oppure mantenere lo stesso dettaglio riportato nella causale del movimento di cassa generato. E' possibile inoltre inserire una nota a livello di abbonamento che sarà aggiunta alla fine della riga di descrizione (sia quella generata dalla causale del movimento di cassa sia quella personalizzata).

Premere Salva; nell’elenco viene aggiunto il nuovo abbonamento in ordine alfabetico.


1.5 Durata abbonamento

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Inizio … Fine … validità listino: selezionare l’intervallo di date durante le quali è possibile vendere la durata selezionata. Imponibile+IVA: selezionare se il valore viene espresso in percentuale o euro (importo fisso) e il relativo valore. Rinnovo automatico: impostare se l’abbonamento viene automaticamente rinnovato e con che tipologia di abbonamento.

  • Creare una nuova durata abbonamento: posizionarsi nell’elenco, fare click sul tipo abbonamento desiderato e premere Nuovo. Si compila automaticamente il codice ID ed il cursore si posiziona sul campo a tendina Periodo predisposto con le voci GIORNI e MESI. Selezionare il periodo desiderato, inserire la durata, l’importo corrispondente ed eventualmente la descrizione aggiuntiva. Acquisire il numero di Giorni di proroga (per quanti giorni è consentito usufruire di quell'abbonamento una volta scaduto), il numero di volte (per quante volte è consentito usufruire di quell'abbonamento una volta scaduto), il servizio a cui viene associata l'entrata dopo la scadenza dell'abbonamento, il numero di giorni massimo di sospensione (limita il numero di giorni che ogni utente può recuperare in caso di sospensione di questo servizio). Ad ogni tipo di abbonamento è possibile associare un colore identificativo, in modo da riconoscerlo in modo intuitivo ed immediato in tutte le sezioni del programma. Selezionando la voce Escludi dallo sconto categoria, anche se l'utente a cui viene assegnato questo abbonamento, appartiene ad una categoria utente con sconto su abbonamenti, l'aliquota di sconto NON gli viene applicata. Attivo: indica se la durata dell’abbonamento può essere venduta. Disattivare una durata implica non vederla più nel listino e quindi non è più vendibile. Gli utenti che eventualmente hanno un abbonamento con questa durata attiva continuano ad entrare fino al termine dell’abbonamento in corso. Se provo a inserire un utente su una durata non attiva apparirà il seguente messaggio: “Impossibile inserire l'utente nel corso selezionato. Verificare se la categoria dell'utente può avere questo tipo di abbonamento, se l'abbonamento è attivo oppure se sono stati modificati i giorni / orari del corso.” Interclub: è un campo usato per condividere il servizio con altri club (utile solo in presenza del Modulo Interclub).

E' possibile inserire una descrizione estesa specifica per l’abbonamento da riportare eventualmente nella ricevuta.

  • Eliminazione abbonamento in data inserimento: è possibile eliminare l'abbonamento del corso con storno nella data di inserimento dello stesso.
ClipCapIt-170608-093641.PNG Cambia tipo di abbonamento: fare click su Cambia tipo: sarà visualizzata una finestra dove si può scegliere il tipo di abbonamento a cui associare la durata.
ClipCapIt-170608-093740.PNG Fondere due durata di abbonamento: cliccando su “Fondi con” sarà visualizzata una finestra dove si può scegliere il tipo e la durata di abbonamento con il quale eseguire la fusione. Nota bene: al termine dell'operazione, la durata abbonamento di origine non esisterà più essendo stata sostituita con la durata abbonamento di destinazione. (Es. Palestra 1 mese Promozione è fondi con è Palestra 1 mese Ridotto)
ClipCapIt-170608-094129.PNG Associare un colore al tipo di abbonamento selezionato: fare click su Scegli colore.

Appare la finestra di scelta rapida Scegli il colore. Nel rettangolo ORIGINALE sarà visualizzato il colore precedentemente impostato; nel rettangolo NUOVO viene visualizzato il colore scelto. Posizionarsi con il puntatore sulla tabella dei colori, fare click e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, muoversi nella tabella fino a trovare il colore desiderato, come visualizzato in anteprima nel rettangolo NUOVO. Per confermare, premere OK.

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  • Associare degli omaggi al tipo di abbonamento selezionato: posizionarsi nella scheda Prenotazioni omaggio per associare dei servizi a prenotazione omaggio oppure nella scheda Gettoni omaggio per associare dei servizi a gettone omaggio o ancora Agenda Omaggio per associare dei servizi ad agenda omaggio o Borsellino per associare dei versamenti, fare click sul campo a tendina e selezionare il servizio omaggio desiderato. Inserire il numero di omaggi del servizio selezionato nel campo Qtà, quindi premere il pulsante Salva in basso a destra.

Es. Prenotazioni omaggio

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Inserire:

  • la categoria della prenotazione nel campo a tendina di Prenotazione (es. FITNESS)
  • il tipo di prenotazione nel campo a tendina di Prenotazione (es. SPINNING)
  • Qtà: il n° di prenotazioni (es. 8)
  • Durata: indica la durata delle prenotazioni inserite.
    • come l'abbonamento: imposta la data di inizio e data di fine degli omaggi uguale alla data di inizio e data di fine dell’abbonamento associato
    • periodica: imposta il periodo di ogni intervallo di tempo espresso in tipo (GIORNI o MESI) e quantità.
  • Ad esempio:
    • abbonamento 12 mesi con 24 omaggi consente all’utente di utilizzare gli omaggi in qualunque modo nei 12 mesi (anche 24 omaggi tutti il primo mese)
    • abbonamento 12 mesi con 2 omaggi al mese consente all’utente di utilizzare al massimo 2 omaggi al mese (se il primo mese ne utilizza solo 1 al termine del mese il secondo non sarà più disponibile)
  • Consumo massimo per giorno: indica il numero massimo di prenotazioni consumabili in un giorno (es. 1).
  • Consumo massimo per settimana: indica il numero massimo di prenotazioni consumabili in una settimana (es. 3).
  • Nr. omaggi fissi al variare del tempo: spuntare la voce se si desidera che negli abbonamenti non standard (es. 3 mesi che dura effettivamente 60 giorni), vengano assegnati sempre lo stesso n° di omaggi indipendentemente dalla durata dell'abbonamento e non vengano calcolati in proporzione alla durata effettiva.

Cliccare su Salva; automaticamente la lista Omaggi verrà aggiornata con la nuova riga. Per quanto riguarda i gettoni e l'agenda, la situazione è simile alle prenotazioni. Vediamo invece il funzionamento degli omaggi a borsellino:

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Il Borsellino omaggio può essere usato per:

  • Rateizzare un borsellino: creando un abbonamento (senza assegnazioni) del valore di 50 euro, che versa 50 euro in un borsellino è possibile al momento dell'inserimento ad un utente, impostare le rate di pagamento dell'abbonamento, che corrispondono alla cifra versata nel borsellino.
  • Omaggiare un abbonamento con un importo omaggio da usufruire per altri servizi: impostare l'importo da versare sul campo Omaggio

Selezionare il borsellino dove effettuare il versamento (es. ESTETICA), impostare l'importo reale o omaggio da versare (es. € 25,00 su omaggio), spuntare la voce Importi fissi al variare del tempo, se si desidera che l'importo rimanga costante indipendentemente dalla durata degli abbonamenti non standard, impostare il tipo di scadenza:

  • Ignora: la scadenza del borsellino in cui si effettua il versamento rimane invariata
  • come abbonamento: la scadenza del borsellino viene impostata alla data di fine dell'abbonamento che si sta inserendo
  • come versamento: la scadenza del borsellino viene calcolata come fosse un normale versamento (con numero di giorni successivi pari al periodo di estensione definiti nell'impostazione dei borsellini)

Cliccare su Salva; automaticamente sulla lista Borsellini verrà inserita la nuova riga.


Per confermare la nuova durata abbonamento, premere il pulsante operazione Salva. L’elenco abbonamenti si aggiorna automaticamente inserendo la nuova durata abbonamento all’interno del tipo di abbonamento.

Oltre ai servizi a prenotazione e a gettone definiti è possibile associare anche delle prenotazioni generali o dei gettoni generali, ossia prenotazioni o gettoni che valgono per qualsiasi tipo di servizio rispettivamente a prenotazione o a gettone.

L'associazione degli omaggi ad un abbonamento è necessaria per creare dei pacchetti di servizi a prenotazione o dei pacchetti per ingressi a scalare.

Es. Come creare dei pacchetti con 15 prenotazioni spinning consumabili in un mese.

Creare un abbonamento "Spinning 15 lezioni" con le varie durate. Nella durata un mese, dopo aver compilato i vari campi, nella sezione Prenotazioni omaggio aggiungere 15 Spinning e premere salva. In questo modo quando si vuole vendere pacchetti di prenotazioni ad un utente, si fa questo tipo di abbonamento (che contiene degli omaggi). L'utente potrà usufruire del servizio finchè avrà consumato tutti gli omaggi o fino alla scadenza dell'abbonamento. Alla scadenza dell'abbonamento gli ingressi rimanenti verranno cancellati. Per questo tipo di abbonamento è necessario NON fare le assegnazioni, perchè l'utente deve poter entrare solo quando c'è l'assegnazione per il singolo servizio a prenotazione (quindi impostare le assegnazioni SOLO per il singolo servizio a prenotazione o a gettone).

  • Aggiungere delle rate automatiche al tipo di abbonamento: posizionarsi nell’area Rate e aggiungere le rate desiderate inserendo la scadenza, ossia il numero di mesi dopo l'inserimento e l'importo della rata. Cliccare su Salva.

Se la somma delle rate è inferiore al costo dell'abbonamento, la differenza verrà impostata come importo da pagare subito.

Al momento dell'assegnazione di un abbonamento ad un utente, se l'abbonamento ha le rate automatizzate, esse vengono inserite automaticamente.

  • Modificare un tipo di abbonamento: posizionarsi nell’elenco e fare click sulla riga relativa al tipo di abbonamento da modificare. A destra vengono visualizzate tutte le specifiche precedentemente impostate. Apportare le modifiche e premere il pulsante operazione Salva per memorizzarle.
  • Eliminare una macro categoria, una categoria, un tipo di abbonamento, una durata: posizionarsi nel servizio desiderato dell'elenco e fare click su Elimina.
    • E' possibile eliminare una macro categoria solo se nessuna categoria fa parte di quella macro
    • E' possibile eliminare una categoria solo se nessun abbonamento fa parte di quella categoria
    • Eliminando un abbonamento vengono cancellate anche tutte le sue durate
    • Eliminare l’abbonamento del corso con storno nella data di inserimento dello stesso

2 MODIFICHE MULTIPLE

2.1 Modifica importi e Aggiungi servizi

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  • Durata: selezionare i parametri per le durate da modificare (es. = 1 GIORNI)
  • Attivi: visualizza solo le durate attive
  • Descrizione: inserire la descrizione delle durate (es. prova)
  • Aggiorna: ricarica la lista delle durate in base ai parametri impostati.
  • Importo: inserire il nuovo importo.
  • Esegui: imposta a tutte le durate selezionate l’importo impostato.
  • Aggiungi Servizi:inserire servizi compresi negli abbonamenti già esistenti
    • Sovrascrivi servizi dello stesso tipo se già inseriti nell’abbonamento: se l’abbonamento selezionato include già lo stesso tipo di servizio, questo sarà azzerato nell’inserimento del nuovo servizio.
    • Quantità: indicare la quantità da inserire.

Il programma chiederà se lo stesso servizio va inserito anche nel listino oppure solo agli abbonamenti già in essere.

2.2 Aggiungi durata

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Durata: inserire la durata desiderata Periodo: selezionare il periodo desiderato Importo: inserire l’importo desiderato Descrizione: inserire la descrizione desiderata Attivi: visualizza solo gli abbonamenti attivi Selezionare le durate da modificare nell’albero a sinistra Aggiungi: inserisce a tutti gli abbonamenti selezionati la durata impostata Elimina: elimina a tutti gli abbonamenti selezionati la durata impostata

2.3 Abbonamenti per i Corsi nuoto

Gli abbonamenti per i corsi nuoto, vengono creati automaticamente dal sistema, quando si inseriscono i corsi nel piano vasca. I corsi inseriti sono quelli mensili oppure di 2 mesi per quelli giornalieri. Questi corsi possono essere modificati del solo colore.

Se invece si gestiscono abbonamenti di durata superiore è necessario:

  • selezionare la durata abbonamento che si vuole estendere es. 1 MESE 10.00 -10.50 dell'abbonamento CORSO ADULTI
  • cliccare su Nuovo
  • selezionare il periodo GIORNI / MESI / PERIODI
  • modificare la durata es. 2 MESI
  • cliccare Salva

A questo punto quando viene iscritto un utente nel campo a tendina della durata verrà visualizzata anche la nuova durata inserita.

E’ possibile modificare e spostare anche gli abbonamenti corsi nuoto all’interno delle categorie desiderate attraverso il tasto Cambia categoria.

Gli abbonamenti corsi nuoto sono visualizzati in rosso, mentre gli altri abbonamenti in blu.

Attivo: indica se la durata dell’abbonamento può essere venduta. Disattivare una durata implica non vederla più nel listino e quindi non è più vendibile. Gli utenti che eventualmente hanno un abbonamento con questa durata attiva continuano ad entrare fino al termine dell’abbonamento in corso. Se provo a inserire un utente su una durata non attiva apparirà il seguente messaggio: “Impossibile inserire l'utente nel corso selezionato. Verificare se la categoria dell'utente può avere questo tipo di abbonamento, se l'abbonamento è attivo oppure se sono stati modificati i giorni / orari del corso.”

Predefinito: se sono previste più durate (es: 1 PERIODO 9.00-9.30, 2 PERIODI 9.00-9.30 (predefinito), 3 PERIODI 9.00-9.30), se inserisco il corso adulti LUN, la tendina viene impostata a 2 PERIODI 9.00-9.30.

Interclub: è un campo usato per condividere il servizio con altri club (utile solo in presenza del Modulo Interclub).

Escludi dallo sconto categoria: anche se l'utente a cui viene assegnato questo abbonamento, appartiene ad una categoria utente con sconto su abbonamenti, l'aliquota di sconto NON gli viene applicata.

Descrizione estesa: Per ogni abbonamento è possibile personalizzare la riga di descrizione che appare nella ricevuta inserendo una nota a livello di abbonamento che sarà aggiunta nella ricevuta. L’inserimento della nota nella ricevuta è disponibile su richiesta di modifica del modello di stampa utilizzato.

Diversificazione prezzo a lezione per ogni periodo/orario: possibilità di diversificare il prezzo delle lezioni dei corsi per ogni periodo creato. In questo modo è possibile diversificare il prezzo per gli utenti che si iscrivono al singolo periodo rispetto a quelli che si iscrivono per più periodi o ancora è possibile diversificare il prezzo a seconda dell’orario. Importo/lez: impostare il prezzo per lezione per il giorno e l’orario selezionato. Il valore impostato nella definizione del Modulo CORSI è il valore predefinito.

3 PACCHETTI

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I pacchetti permettono di creare dei servizi che con tengono al loro interno uno o più abbonamenti, precedentemente inseriti nel listino.

Sono utili per avere servizi con aziende e ricevute differenti, in maniera da permettere una facilità nella vendita.

  • Nuovo: inserisce un nuovo pacchetto
  • Descrizione: inserire la denominazione del pacchetto
  • Durata: numero di giorni o mesi di durata del pacchetto: avrà prelazione rispetto a quella dei singoli abbonamenti.
  • Periodo: scegliere la validità del pacchetto in giorni o in mesi: avrà prelazione rispetto a quella dei singoli abbonamenti.
  • Inizio: data di inizio validità nel listino del pacchetto.
  • Fine: data di fine validità nel listino del pacchetto.

4 SERVIZI A PRENOTAZIONE

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Consente di capire subito la configurazione del servizio a prenotazione grazie all’uso di indicatori visivi parametrizzabili e di campi intuitivi da compilare. La tabella riporta su ogni riga un servizio a prenotazione indicando la durata in minuti, l’orario di inizio e fine del servizio, il numero massimo di posti prenotabili e l’importo.

4.1 Gestione lista d'attesa

Nel caso si liberino uno o più posti, per la gestione della lista d'attesa dei servizi a prenotazione, è possibile impostare uno tra i seguenti automatismi:

  • Manuale: questa è l’impostazione standard. Nel caso si liberino uno o più posti prima dell’inizio della lezione,gli eventuali utenti in lista di attesa dovranno essere scelti ed inseriti manualmente dagli operatori direception.
  • Promemoria all’operatore: verrà inviato un messaggio a tutti gli operatori di Gymnasium per notificare la presenza e la lista degli utenti in lista di attesa per una lezione che presenta dei posti disponibili. La scelta di quali utenti attingere dalle liste di attesa per iscriverli al corso e l’invio degli avvisi vanno effettuate manualmente dagli operatori di reception.
  • E-mail: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica e-mail (indirizzo e-mail utente errato o assente) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  • E-mail e SMS (almeno uno valido): verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) e SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre notificati tramite e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) e SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via e-mail e SMS (numero di cellulare e e-mail errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  • SMS: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via SMS l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati via SMS sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via SMS (numero di cellulare errato o assente) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  • E-mail o SMS: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) o in seconda battuta via SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati tramite e-mail o in seconda battuta via SMS sul numero di cellulare primario definito in anagrafica dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via e-mail o SMS (e-mail o numero di cellulare errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.
  • SMS o E-mail: verranno automaticamente inseriti nella lista degli iscritti un numero di utenti utili a riempire la lezione, attingendoli dalla lista di attesa. Verrà data priorità agli utenti iscritti per primi nella lista di attesa, che hanno i requisiti necessari per iscriversi alla lezione e per i quali è possibile notificare via SMS (sul numero di cellulare primario definito nell’anagrafica) o in seconda battuta via e-mail (all’indirizzo e-mail primario definito in anagrafica) l’avvenuta iscrizione. Tali utenti prescelti verranno inoltre informati tramite SMS sul numero di cellulare primario definito in anagrafica o in seconda battuta via e-mail dell’avvenuta registrazione automatica. Gli utenti in lista di attesa per i quali non è possibile effettuare la notifica via SMS o e-mail (numero di cellulare o e-mail errati o assenti) oppure che non rispecchiano i requisiti necessari per l’iscrizione (credito non sufficiente a borsellino, mancanza di gettoni da consumare per l’iscrizione) non verranno presi in considerazione.


Posti: possibilità di riservare un certo numero di posti in una prenotazione lezione. Le prenotazioni possono essere riservate da un singolo operatore e solo da lui usufruibili, oppure possono essere riservate e prenotabili da tutti. Si puà definire attraverso un parametro aziendale se utilizzare prima i posti riservati o prima quelli liberi.

Creare una nuova categoria: Cliccare su PRENOTAZIONI e premere Nuovo. Il cursore si posiziona automaticamente nel campo dove inserire il nome della categoria. Si può scegliere l'azienda fiscale a cui intestare l’emissione dei pagamenti Premere Salva; nell’elenco viene aggiunta la nuova categoria in ordine alfabetico.

Cambiare la categoria ad una prenotazione: selezionare il tipo di prenotazione di cui si vuole cambiare la categoria. Premere il pulsante Cambia categoria; viene visualizzata una finestra dove si può scegliere la categoria a cui associare la prenotazione. Premere Salva.

Creare un nuovo servizio a prenotazione: premere Nuovo. Nell’area Dettagli appare automaticamente il codice ID del servizio. Inserire il nome del servizio nel campo Descrizione, la durata in minuti, il numero massimo di posti prenotabili e l’importo.

Importo: costo detratto dal borsellino al momento della prenotazione

Pagamento diretto: importo pagato dall'utente al momento della prenotazione se non possiede soldi nel borsellino elettronico associato alla prenotazione. Tale importo va ad incrementare i movimenti di cassa.

Il Nr. minimo di ore per reintegrare la prenotazione eliminata permette di acquisire quante ore prima della prenotazione è necessario disdire per avere il reintegro.

Nr. Massimo di Prenotazioni Attive: numero massimo di lezioni che un utente può prenotare per ogni servizio nel futuro. Potrà prenotarne altre, man mano che quelle prenotate passano, l’importante è che ne rimangano al massimo sempre N attive da usufruire. Se il campo è vuoto, significa che non ci sono limiti. L’utente potrà prenotarne per il futuro quante ne desidera. Es: Se il campo è impostato a 2 significa che l’utente può avere al massimo due lezioni prenotate non ancora passate.

Nr. massimo prenotazioni effettuabili: indicare il numero di posti prenotabili dal Modulo WEB.

Fascia oraria prenotabile: possibilità di impostare una fascia oraria per le prenotazioni online. In questo modo l’utente finale può effettuare le prenotazioni tramite il Modulo WEB solo nella fascia oraria impostata (es. dalle 10 alle 22 significa che l’utente che non può prenotare prima delle 10).


  Importante: nel programma InforyouTotem o dal Modulo Web, all’utente non è permesso di prenotare se ha superato questo limite.

Inizio e Fine sono due parametri per i corsi a durata limitata. Se questi due parametri sono impostati non è possibile prenotare fuori dell'intervallo Inizio-Fine. Es. corsi estivi a prenotazione

Escludi dalle prenotazioni generali: se impostato a vero, il corso non sarà prenotabile con gli omaggi generali.

ClipCapIt-160314-151916.PNG Il campo Attivo indica lo stato del servizio ai fini della visualizzazione. Per inserire un servizio a prenotazione al momento non attivo, evitando che venga visualizzato nelle altre parti del programma, non selezionare la check box del campo Attivo.
ClipCapIt-160314-152008.PNG Il campo Visibile su WEB indica se il servizio è prenotabile da WEB. Per inserire un servizio prenotabile solo da Gymnasium Manager e non da WEB, non selezionare la check box del campo Visibile su WEB.
ClipCapIt-160314-152126.PNG Il campo Visibile su Totem indica se il servizio è prenotabile dal TOTEM. Per inserire un servizio prenotabile solo da Gymnasium Manager e non dal Totem, non selezionare la check box del campo Visibile su Totem.
  • Per i servizi prenotabili da Web o da Totem è necessario specificare dei parametri come:
    • Nr giorni di validità per prenotare: il numero dei giorni da oggi in cui posso scegliere di prenotare
    • Nr giorni di validità per prenotare con gli omaggi: il numero dei giorni da oggi in cui posso scegliere di prenotare
    • Nr settimane di visualizzazione prima dell'autenticazione: il numero di settimane che si possono scorrere prima che l'utente passi la tessera.

Impostare Ora inizio e Ora fine del servizio, inteso come arco temporale nel corso della giornata in cui il servizio è disponibile. Nel programma di gestione all’interno della scheda Prenotazioni, la tabella giornaliera del servizio selezionato visualizza le celle prenotabili parametrizzandole in base a questi valori.

Selezionare il Borsellino elettronico associato al servizio a prenotazione. Premere Salva.

Il sistema colora il grafico con la fascia temporale in cui il servizio è disponibile ed aggiunge il nuovo servizio a prenotazione nella tabella in alto.

4.2 Eliminare un servizio a prenotazione

posizionarsi nella sezione delle prenotazioni e fare click sulla riga con il servizio da eliminare. Nell’ area Dettagli vengono visualizzati i parametri inseriti. Premere il pulsante operazione Elimina. Esce una finestra di conferma operazione, premere Si.

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Il servizio viene cancellato e il sistema si riposiziona sulla scheda del primo servizio a prenotazione presente.

4.3 Modificare un servizio a prenotazione

posizionarsi nella tabella e fare click sulla riga con il servizio da modificare. Posizionarsi nei campi desiderati e apportare le modifiche. Premere Salva.

4.4 Definizione lezioni

è possibile definire ora inizio e ora fine di ogni singola lezione.

ClipCapIt-170608-100725.PNG


Aggiungere una nuova lezione o un intervallo di lezioni:

  • Cliccare su Nuovo
  • Giorno: dal menù a tendina scegliere il giorno della settimana
  • Orario: ora inizio e ora fine (la durata può anche essere diversa dalle lezioni standard)
  • Data inizio e data fine (stabiliscono il periodo di validità della lezione)
  • Serie: se impostato, il sistema aggiunge una serie di lezioni consecutive pari al numero specificato su questo campo
  • Totem e Web: selezionare le voci se si desidera che la singola lezione sia prenotabile rispettivamente dal Totem e dal Modulo WEB
  • Note: campo aggiuntivo per ogni lezione, per scrivere ad esempio il nome dell’istruttore
  • Cliccare su Salva

Modificare una lezione:

  • Selezionare la lezione dalla lista
  • Modificare i campi desiderati
  • Cliccare su Salva
  • Attenzione:
    • non è possibile modificare il giorno
    • se viene modificato l’orario il sistema modifica tutte le prenotazioni già inserite per quel orario

4.5 Associare lezioni a Corsi F11

Associare le lezioni ai corsi permette di:

Per poter associare le lezioni alle controparti del piano corsi, è necessario, dalla Definzione lezioni, selezionare l'orario e premere su "corsi associati"

ClipCapIt-180906-093313.PNG

In Ricerca, selezionare il servizio e le date che sono presenti nel periodo desidertato

ClipCapIt-180906-093756.PNG

selezionare i giorni/orari desiderati (di solito gli stessi dell'orario selezionato su definizione lezioni) per i periodi che si vogliono associare e premere su "aggiungi corso"

ClipCapIt-180906-094158.PNG
  • In definizione servizi sarà possibile associare ogni lezione delle prenotazioni ad un corso di F11 in modo da verificare la disponibilità completa del corso
  • Le prenotazioni delle lezioni singole verranno fatte sempre da prenotazioni, così come l'eliminazione. Nella lezione verrà visualizzato il numero di posti disponibili considerando anche quelli su F11.
  • All'inserimento di una prenotazione, il sistema in automatico iscrive l'utente anche su F11
  • Per visualizzare la lista completa degli iscritti (prenotazioni + corsi a periodo) di un corso è necessario andare su F1, dalla scheda prenotazioni si vede comunque la disponibilità totale
  • Il rinnovo piano vasca funzionerà esclusivamente per le iscrizioni a periodo.
  • dall'App sarà possibile per l'utente prenotare, eliminare la lezione singola e mettersi in lista d'attesa

5 SERVIZI A GETTONE

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La tabella riporta su ogni riga un servizio a gettone, con indicata la durata e l’importo..

5.1 Creare una nuova categoria

Cliccare su GETTONI e premere Nuovo. Il cursore si posiziona automaticamente nel campo dove inserire il nome della categoria. Premere Salva; nell’elenco viene aggiunta la nuova categoria in ordine alfabetico.

5.2 Cambiare la categoria ad un gettone

selezionare il tipo di gettone di cui si vuole cambiare la categoria. Premere il pulsante Cambia categoria; viene visualizzata una finestra dove si può scegliere la categoria a cui associare il gettone. Premere Salva.

5.3 Creare un nuovo servizio a gettone

  • premere Nuovo.
  • Nell’area Dettagli appare automaticamente il codice ID del servizio.
  • Inserire il nome del servizio nel campo Descrizione, la durata (espressa nel formato ore.minuti.secondi) e l’importo.
  • Indicare lo stato del servizio attraverso il campo Attivo. Il "Post-pagato" permette l'accesso al centro e il pagamento a seconda del tempo di permanenza all'interno del centro stesso. Es. gettone durata 01.00.00 ora, prezzo € 3,00, permanenza nel centro 45 minuti, importo scalato all'uscita 3 / 60 * 45 = 2,25. Per il corretto funzionamento il lettore di uscita deve essere impostato come "lettore di uscita" ed il gettone deve avere le assegnazioni nel lettore così impostato. "Consenti ingressi ripetuti" permette di entrare più volte all'interno della durata senza scalare ulteriori gettoni (utile per evitare che ad un utente che ad esempio si fosse dimenticato il portafoglio in macchina, uscendo e rientrando subito dopo, fosse scalato un secondo gettone). Togliendo questa opzione un eventuale secondo ingresso anche se all'interno della durata del gettone sarebbe comunque scalato.

Selezionare il Borsellino elettronico associato al servizio a gettone. Premere Salva.

  • Eliminare un servizio a gettone: posizionarsi nella tabella e fare click sulla riga con il servizio da eliminare. Nell’area Dettagli vengono visualizzati i parametri inseriti. Premere il pulsante operazione Elimina. Esce una finestra di conferma operazione, premere Si.
  • Il servizio viene cancellato e il sistema si riposiziona sulla scheda del primo servizio a gettone presente.
  • Modificare un servizio a gettone: posizionarsi nella tabella e fare click sulla riga con il servizio da modificare. Posizionarsi nei campi desiderati e apportare le modifiche. Premere Salva.

6 SERVIZI GENERALI

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La scheda Servizi Generali permette di creare un servizio che racchiude diverse tipologie (es. 10 servizi a scelta tra prenotazioni spinning, ingresso palestra e manicure) aumentando le opportunità di combinazioni di servizi in tutti i modi possibili. I servizi generali possono essere applicati al Modulo Agenda Avanzata con la possibilità di creare pacchetti di servizi diversi (es. 15 tra pedicure e manicure).

  • Nuovo: creare un nuovo servizio generale, andare nella sezione “Corsi” e selezionare i corsi compresi nel servizio generale.

Per agevolare la scelta dei periodi è possibile impostare i filtri come durata, descrizione abbonamento e descrizione durata e cliccare sul tasto aggiorna per visualizzare solo determinati corsi.

  • Descrizione: inserire la descrizione della tipologia di servizi.

Selezionare la tipologia di servizi da aggiungere fra prenotazioni / gettoni / agenda avanzata e cliccare “Aggiungi”.

  • Cliccare su “Salva”.

Per togliere una tipologia di servizi, deselezionarla dalla tabella in alto a destra e cliccare su “Salva”.